HR analysen. Ny versjon Brukermal. Ledere - PDF Gratis nedlasting
HR analysen. Ny versjon Brukermal. Ledere
Download "HR analysen. Ny versjon 2009. Brukermal. Ledere"
1 HR analysen Ny versjon 2009 Brukermal Ledere Side 2 - Pålogging Side 3 - Velge roller Side 4 - Struktur Side 8 - Lese besvarelser Side 10 - Legge ut undersøkelser/ medarbeidersamtale Side 15 - Fag/Handlingsplan 1
2 1) Pålogging Nettadresse som før: Når du så er kommet inn på vår webside, klikker en på: Login HraSystem. Nå kan du bruke både det gamle brukernavnet eller adresse som brukernavn. En kan også bruke det gamle passordet. De som ikke har må eventuelt spøøre om nytt passord hos administartor. Det første bildet du kommer inn før innlogging er dette: Ved å klikke på Hjelp får du all den informasjon du trenger for å logge deg inn, hvis du er usikker. Du ser at pålogging er oppe til høyre. Glemt passord. Hvis en har glemt passordet sitt, klikker du først på Glemt passord oppe til høyre. Da får du dette bildet opp. Her skriver du inn din adressse og klikker på Fortsett. Da kommer ditt nye passord på mailen umiddelbart. NB! Skriv ned passordet slik at en husker det, så slipper en å gjøre dette hver gang. 2
3 2) Første skjermbildet Det første skjermbildet du ser når du er pålogget, ser slik ut. Det er dette bildet du som Ansatt møter. NB! Legg merke til den hvite boksen på høyre side der det står Ansatt. Hvis du har flere roller, det vil si at du er både ansatt og leder, eller både ansatt, leder og administrator, altså at du har flere roller, så klikker du på pilen der det står ansatt. Da kommer alle valgene opp, enten du er ansatt, administrator eller leder. Så velger du hvilken rolle du skal være. Når du har valgt rolle (leder) får du opp dette bildet: (Ved å klikke på Hjelp får du mer informasjon. Der du ser det står Handlingsplaner med blå skrift, er kun handlingsplaner som er godkjent av medarbeider og venter på din godkjennelse. Hvis du skal inn på selve handlingpslanene, burker du menyen på venstre side og velger Struktur. NB! Du vil alltid møte skjermbildet som ansatt, så må du velge rolle hvis du har flere. Når du har valgt vil du se at menyen tilpasser seg rollen. 3
4 Struktur Når du klikker på valget Struktur får du opp dette bildet. Her er også underavdeling. Regelen er at du kun får tilgang til den avdelingen du er leder for samt underavdelinger, grupper, etc. Det vil si at til høyere oppe du kommer i rettigheter, til flere enheter, avdelinger, grupper vil du få tilgang til, som denne lederen. Som avdelingsleder har du følgende muligheter når det gjelder de ansatte. Dette valget får du opp ved å høyreklikke på linjen der navnet står: Her har du følgende valg: Logg for medarbeidersamtale, Logg for stillingshistorikk, CV, Fag/Handlingsplan Sykefraværsoppfølging og Nytt passord. Logg for Medarbeidersamtale Dette er en logg for gjennomførte samtaler. Leder over deg vil ha tilgang til denne loggen. Her skal du som leder fylle ut når du har gjennomført en samtale. Dette er kun en informasjon til din leder igjen om at selve samtalen er gjennomført og nå. Den ansatte vil ikke ha tilgang til denne loggen. Den ser slik ut: 4
5 Her er prosessen: 1) Klikk på pilen i linjen som heter Utførte medarbeidersamtaler Da kommer hele vinduet opp. 2) Du finner riktig dato, fyller inn navnet ditt, og eventuelt kommentarer hvis du har det, og klikker Legg til. Da skjer det to ting. 3)Det åpner seg et felt under der, det du har lagt inn blir lagret. (ved å hake av i boksen under Merknad kommer eventuelle kommentarer opp. Dermed får du en form for dokumentasjon år for år. Datoen for gjennomført samtale dukker også opp i oversikten over ansatte der det står Siste samtale.. Det vil alltid være siste dato. Denne loggen kan også brukes til andre typer samtaler en ønsker å få dokumentert. 1) Stillingshistorikk Denne er i funksjon svært lik loggen for medarbeidersamtaler. Den ser slik ut: 5
6 Prosessen er som følger: 1) Klikk på pilen i linjen Stillingshistorikk Da kommer første del av bildet opp. 2) Velg avdeling, velg tittel (valgene er på forhånd lagt inn av administrator), velg dato og eventuelt kommentarer og klikk Legg til. (Her har jeg lagt inn en rask karriere hvor alt har skjedd i dag.) Eventuelle kommentarer får du opp ved å hake av under Merknader. Videre i Strukturen ser vi følgende; 1) CV - CV kan skrives ut i to formater, a)standard og b)europass. Utfyllingen blir lik for begge. CV fylles ut av den ansatte og er også grunnlag for søkemotorer hvis en søker etter fag, kurser, etc. 2) Handlingsplan Kan brukes på to måter; a) at den ansatte selv fylle den ut først og så sendes til leder til godkjenning, og/eller korrigeres under medarbeidersamtalen, eller brukes som grunnlag for medarbeidersamtale, eller b) leder fyller den ut etter samtalen. I Begge tilfeller blir den sendt over for godkjenning til aktuelle parter, eventuelt med kommentarer frem og tilbake til begge parter er enig. (se egen beskrivelse side 15) 3) Fag(karriereplan Har samme valg som handlingsplan og brukes på akkurat samme måte bare at dette gjelder faglig utvikling, karriere, etc. Både handlingsplan og fagplan kan brukes som egne funksjoner, uavhengig av medarbeidersamtaler eller andre samtaler. (se egen beskrivelse side 15) PS! En lager ikke ny handlingsplan eller fagplan hvert år, en legger bare til nye aktiviteter basert på datoer. Dermed få en hele historikken år for år samlet i en plan enten det er handlingsplan eller fagplan eller begge.. 4) Sykefraværsoppfølging - Dette er et oppsett basert på NAVs forslag og er til bruk for leder ved sykefraværsoppfølging og dokumentasjon over hav som er gjort hvis det blir krevet av noen instanser. 6
7 Lese svar på utsendelser av undersøkelser som er besvart Det første bildet vi kommer inn på når vi klikker utsendelser, er dette: NB! Husk å velge årstall for utsendelsen. Her er det tre valg: 1) aktive (ikke passert datofrist), 2) Avsluttet (passert datofrist) 3) kladd, det vil si utsendelser som er laget ferdig klar, men enda ikke sendt ut. Hvis vi klikker i rundingen foran der det står Avsluttet får vi opp dette bildet som da viser alle undersøkelser sendt ut av fra denne avdelingen for det aktuelle året som er valgt: Når en da ønsker å se resultatet av denne undersøkelsen, høyreklikker en på undersøkelsen, da kommer det opp et valg (her har vi valgt en ny avdeling): 7
8 Da klikker en bare på Les besvarelser som kommer et nytt bilde opp: Jeg starter forklaringen fra venstre til høyre. (se piler) 1) Navn på undersøkelsen 2) Valg av de ulike skjema. (Hvis det er flere, klikker en på pilen i den hvite boksen) 3) Hovedfirma eller avdeling. (Har en flere, klikker en bare på pilen i den hvite boksen) 4) Hvis dette er en undersøkelse med navn, vil en få opp navn på personer i denne boksen. Ellers vil valget være Alle det vil si alle som har svart, eller Denne som betyr denne avdelingen (som er valgt) spesielt. 5) Her kan du hente opp andre undersøkelser hvis du ønsker å sammenligne Der det står Graf kan en velge linjegraf, stolper eller kake. De andre valgene sier seg selv. I rapporten vil de da kommer fortløpende (bortsett fra at Snittverdi kommer før fordelingen av svarene. Så følger spørsmålene og til slutt kommentarene. Til slutt er det bare å klikke Rapport NB! Spørsmålene vil også vise hvis en legger musepeker på punktet i grafen, eller på stolpen. 8
9 Hvordan legge ut en ny undersøkelse. En starter da med å velge Utsendelser i menyen. Da får en opp dette bildet: Det første en gjør er å klikke på Ny i den hvite boksen. Da kommer dette bildet opp: Det første en gjør er å velge undersøkelsen som skal legges ut. En klikker da på pilen i boksen Velg spørreundersøkelse. Når det er gjort, velger en Utsendelsestype. Disse valgene skal jeg forklare litt. 9
10 Det første dere ser er at jeg har valgt Arbeidsmiljøundersøkelse Så skal jeg velge utsendelsesmåte: Valgene her er fortløpende: 1) Ansatt. Det betyr at det er en intern undersøkelse med navn der deltakerne må logge seg på med brukernavn og passord for å få tilgang til undersøkelsen. (for eksempel medarbeidersamtale) 2) Ansatte anonymt. Her kunne vi også føyd til.. med link fordi dette er en anonym, intern undersøkelse (for eksempel medarbeidertilfredshet eller lign.) der deltakerne får tilsendt en mail (det krever at de ansatte er lagt inn med mailadresse) med en link som de skal klikke på, så kommer de rett inn i undersøkelsen. Her vil en kun få opp resultat for alle samlet, og for hver avdeling eller underavdeling. En kan også gjennomføre dette for grupper, men ikke samtidig. 3) Eksternt ( med link) Dette er en ekstern undersøkelse, for eksempel kundeundersøkelse eller brukerundersøkelser der mottager mottar en mail med link og så klikker på denne for å komme inn i undersøkelsen. 4) Kun genere link. Dette er en type undersøkelse der en kun ønsker et resultat, men uten mulighet for å se avdelinger eller for eksempel den enkelte kunde. Det er type masseundersøkelse. Neste skritt er der det står Beskrivelse. Her kan dere legge inn forhåndsinformasjon. Det kommer som tekst med opplysninger, informasjon, etc. som deltakerne kan lese før de starter besvarelsen. For eksempel hvorfor, hvordan, etc. De to neste punktene sier seg selv. Når alt er fylt ut, klikker en på Neste 10
11 Da kommer dette bildet opp; Her legger dere inn overskrift og tekst i en eventuell mail. Skal dere ikke sende mail med undersøkelsen, klikker dere bare Neste Da kommer dette bildet opp, hvor dere velger deltakere. Her ser dere at Avdelinger er avmerket. Skulle dette bare vært en undersøkelse til noen få personer, hadde jeg valgt Personer eller til en konkret gruppe, da hadde jeg valgt Grupper Når jeg har haket av for et eller flere valg, klikker jeg på dobbeltpilen mellom de to hvite boksene som peker mot høyre. Da kommer valget mitt opp i høyre boks. I dette tilfellet avdeling Salg. Har jeg gjort feil og skal jeg fjerne noe fra den høyre boksen, markerer jeg det og klikker dobbeltpilen som peker til venstre. 11
12 NB!! Skal du legge ut en kundeundersøkelse eller en annen ekstern undersøkelse, henter du deltakerne fra et tidligere lagret excelark som du selv har laget og lagret på din pc. Når du klikker Neste i dette bildet for du en kvitteringsside. Der kan du sjekke at alt er korrekt, og eventuelt gå tilbake hvis det er noe feil. Den ser slik ut: Når du har sjekket at alt er ok, klikker du på Sendt ut. Da får du opp denne kvitteringen: 12