MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0021/06 06/00239 SØKNAD OM STØTTE TIL SPRÅKTUR TIL KAUTOKEINO - PDF
MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0021/06 06/00239 SØKNAD OM STØTTE TIL SPRÅKTUR TIL KAUTOKEINO
Download "MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0021/06 06/00239 SØKNAD OM STØTTE TIL SPRÅKTUR TIL KAUTOKEINO"
1 Gáivuona suohkan Kåfjord kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til servicekontoret tlf.: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0021/06 06/00239 SØKNAD OM STØTTE TIL SPRÅKTUR TIL KAUTOKEINO 0022/06 06/00273 KARTSAMARBEID I NORD-TROMS 0023/06 06/00274 TILRETTELEGGING AV ARBEIDSPLASS - SERVICEKONTORET 0024/06 04/00304 VITTULA PROSJEKTET Kåfjord kommune, 9148 Olderdalen, for Bjørn Inge Mo ordfører Gerd Molund Olsen e.f.
2 Gáivuona suohkan Sak 0021/06 Kåfjord kommune SØKNAD OM STØTTE TIL SPRÅKTUR TIL KAUTOKEINO Saksbehandler: Inger Marie Åsli Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 06/00239 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0008/06 Samepolitisk utvalg /06 Formannskapet Henvisning til lovverk: Bilag: - Søknad av Saksutredning: Trollvik skole v. lærerne på småskoletrinnet søker Kåfjord kommune om kr ,- i støtte til ekskursjon til Kautokeino Bakgrunn for søknaden er at skolen har elever som går på skole både i Trollvik og i Kautokeino. Søkerne mener at en slik tur vil være nyttig ikke bare for de av skolen elever som er tilknytta to skoler men også den øvrige elevmassen i det de mener at dette kan bidra til å øke forståelsen for og vekke interessen for samisk språk og kultur for de øvrige elevene. Søker mener også at det kan være av stor interesse å lære om hvordan temabasert undervisning på småskoltrinnet i Kautokeino og hvordan de organiserer språkundervisningen sin. Kostnadsramme for turen er satt til ,- hvorav midler er søkt fra følgende instanser: Trollvik skole 5.000,- Trollvik FAU 5.000,- Kåfjord kommune v. Samepolitisk 9.000,- Kåfjord kommune v. ped. tiltak Sum ,-. Skolen, Trollvik FAU og etatsleder for oppvekst stiller seg positiv til prosjektet. Det er tidligere blitt bevilget midler til ekskursjon over tospråklighetsmidlene. Rådmannen vil også denne gangen komme med en positiv innstilling til tiltaket. Dette med bakgrunn i at slike tiltak kan bidra til å gi en større forståelse for og innsikt i samisk språk og kultur. Det er viktig i vår kommune! Rådmannens innstilling: 1. Kåfjord kommune innvilger inntil kr ,- i støtte til ekskursjon til Kautokeino i regi av Trollvik skole. 2. Pengene utbetales når vi har mottatt regnskap og en kort rapport om gjennomføringen av tiltaket. 3. Beløpet kan ikke overføres til neste budsjettår. 4. Beløpet belastes post Trollvik skole Side 2 av 11
3 Sak 0021/06 5. Post Andre tilskudd reduseres tilsvarende Side 3 av 11
4 Gáivuona suohkan Sak 0022/06 Kåfjord kommune KARTSAMARBEID I NORD-TROMS Saksbehandler: Roald Elvenes Arkiv: 026 L20 Arkivsaksnr.: 06/00273 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0022/06 Formannskapet Henvisning til lovverk: Bilag: søknad Saksutredning: Kommunene Nordreisa, Kåfjord og Kvænangen innledet vinteren 2004 et samarbeid omkring temaene kart, oppmåling, byggesaksbehandling, jordbrukssaker og arealplanlegging. Det ble søkt og innvilget til sammen kr kr av skjønnsmidlene til et prosjekt med følgende målsetting: Etablere en felles kartadministrator for kartdataene for kommunene Kåfjord, Nordreisa og Kvænangen. Etablere en felles kartløsning for Internett for alle tre kommunene. Etablere felles lokal GAB for alle tre Prosjektet ble ledet av prosjektleder som var betalt i et fellesskap av kommunene. Nordreisa 50 %, Kåfjord 25 % og Kvænangen 25 %. Hovedvekt i prosjektet har vært gjennomføring av utviklingsdelen med innføring av nye programmer, opplæring og oppfølging. I tillegg har prosjektleder sammen med kommunens andre oppmålingsingeniør, foretatt flere kart- og. oppmålingsoppdrag for nabokommunene. Hva ble oppnådd: Felles kartserver i Nordreisa med innsynløsninger til Kvænangen og Kåfjord ble ferdig 2.september 04. Saksbehandlere og andre i kommunene har nå tilgang til oppdaterte kart over hele kommunen. I januar 2005 ble kartdataene lagt ut på internett. Alle kommunens innbyggere og andre kan nå finne alt fra oversiktkart og ned detaljkart over alle tre kommunene. Link til kartsiden finnes på de respektive kommunens hjemmesider Innføring av lokal GAB ble fullført i månedskiftet februar/mars 05. Da ble originale GAB data lagt inn. Kartserveren vil i løpet av våren 2006 bli flyttet til Olderdalen og inn i den felles IKT-sentralen som nå bygges opp der. Videreføring: Side 4 av 11
5 Med bakgrunn i de vellykkede resultatene som ble oppnådd gjennom kartsamarbeidsprosjektet i , ønskes det nå å implementere Skjervøy kommune i samarbeidet og i tilegg videreutvikle prosjektet. Sak 0022/06 Prosjektet får flere deler Implementere Skjervøy kommune inn i den felles kartadministratoren og intranettløsning, (innsynsløsning) utlegging av kartdata på internett og etablering av lokal GAB. Ta i bruk GAB data på tvers i organisasjonen. Med innføring av lokal GAB, åpner det seg mulighet for benytte GAB dataene på en helt annen måte enn tidligere (med kun innsynløsning mot riksgab). Nå blir kommunen eiere av originaldata og kan samtidig bruke databasene direkte inn mot kommunal forvaltning- og fakturering. Dette åpner for betydelig besparelser. Pr i dag fører kommunen separat register over kommunale avgifter, samtidig som vi er pliktige til å føre dataene inn i GAB. Det planlegges derfor å ta i bruk Kom Tek (kommunaltekniske programmer) som henter gabdataene og overfører disse elektronisk direkte inn i forvaltnings- og faktureringssystemene. Etablere/ ta i bruk byggsøk som et verktøy i byggesaksbehandlinga. Dette systemet forenkler søknadsprosessen for entreprenører og behandlingen for kommunene. Nærmere beskrivelse av oppgavene Vi ønsker å videreføre de gode erfaringene med sentral drift, dvs gjennom terminalserver. I denne løsningen legges all programvaren og dataene på en felles server i Nordreisa (etter hvert i Olderdalen) og dataene nås av alle gjennom tynn klient. Erfaringer fra andre kommuner som har gjennomført omlegging til lokal GAB, er at en må forvente et arbeid med kvalitetsheving av GAB dataene. Dette gjelder spesielt den første gangen de tas i bruk som fakturagrunnlag. Vi planlegger derfor en fase på ca 4-6 mnd. med kvalitetsgjennomgang av dataene før de overføres som fakturagrunnlag. I dette prosjektet planlegges det å innføre KomTek løsningen innen kommunale eiendomsavgifter, eiendomsskatt, avgiftsberegning for vann og avløp. Kort om ByggSøk: ByggSøk er et system for elektronisk kommunikasjon mellom søker og kommunen i byggesaker. Systemet innebær elektronisk utfylling og innsending av byggesøknader. Systemet er et tilbud til søker og kommunene og det er opp til den enkelte å ta det i bruk. Målet med byggsøk er å effektivisere arbeidet med byggesaker gjennom redusert tids- og ressursbruk hos den som arbeider med slike saker. Dette gjelder både for kommunens behandling av søknadene og for private og offentlige aktører som arbeider med søknader. Pr. i dag er 34 kommuner og 36 % av landets befolkning tilsluttet ByggSøk, Alta kommune var den første kommunen i landet og har gode erfaringer med systemet. Statskonsult har laget en rapport på erfaring og effekter med ByggSøk og Side 5 av 11
6 Sak 0022/06 konkluderer med et innsparingspotensiale på inntil kr ,- for kommunen og kr ,- for søker pr byggesøknad, rapporten finnes i sin helhet på I tilknytning til innføring av ByggSøk i kommunen lager Statens byggetekniske Etat en hjemmeside for kommunen hvor alt av informasjon som tilhører byggesaker, gebyr mm ligger. Mer informasjon om ByggSøk finner på Det er også et ønske om å videreutvikle og effektivisere oppmåingstjenesten i Nord-Troms. Dette betyr investering i GPS utstyr og programvare. I dette arbeidet samarbeider vi også med Storfjord kommune. Forventet effektivisering I fase I tilrettela vi kartgrunnlag, opprettet lokal GAB og internettløsninger for kart. I fase II skal vi arbeide aktivt for å utnytte systemet maksimalt og derved få til et bedre og mer effektivt system for dataflyten på tvers i organisasjonen og kopling av kart og egenskapsdata. Det ligger et stort potensiale for effektivisering ved innføring av disse løsningene. Ved å ta i bruk GAB som avgiftsgrunnlag vil en spare dobbeltarbeid ved at en slipper å oppdatere riksgab. Gjennom et slik prosjekt bygges det opp kunnskap innen kartforvaltning og GIS i regionen. Kunnskap er grunnlaget for effektivisering av disse fagområdene som nevnes i denne søknaden. Gjennomføringen av prosjektet vil legge til rette for at en rekke fagpersoner i kommunene får tilgang til korrekt data på en enkel måte. Her tenkes det bla på byggesaksbehandlere, brannvesen, feiere, de som fakturerer, økonomiavdelingen, landbrukskontoret og kommunens servicekontor. I tillegg vil en del av dataene bli lagt ut på kommunenes internettløsninger. Dette øker servicegraden betydelig og vil redusere antall henvendelser til kommunen. Her legges også mye av grunnlaget for "24 - timers " forvaltning i kommunen. En døgnåpen kommune. For å gjennomføre dette søker nå Nord Troms kommunene om skjønnsmidler til videreføring av prosjektet. (jfr vedlegg) egenandel for Kåfjord kommune vil bestå av egne midler og som eget arbeid. Rådmannens innstilling: 1. Kåfjord kommune går inn for videreføring av det interkommunale kart og oppmålingsarbeid. 2. Kostnadene til egenandel i det nye prosjektet dette dekkes over budsjettpost Side 6 av 11
7 Side 7 av 11 Sak 0022/06
8 Gáivuona suohkan Sak 0023/06 Kåfjord kommune TILRETTELEGGING AV ARBEIDSPLASS - SERVICEKONTORET Saksbehandler: Emma Vik Arkiv: 620 Arkivsaksnr.: 06/00274 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0023/06 Formannskapet Henvisning til lovverk: Saksutredning: Arbeidsplassen på sentralbordet skal fylle flere funksjoner, både betjening av sentralbordet, bruk av PC, arkivoppgaver og annet forefallende kontorarbeid. Alle som arbeider på servicekontoret rullerer på å bruke denne arbeidsplassen. Denne arbeidsplassen er ikke godt tilrettelagt for disse funksjonene, og det bør byttes ut med mer fleksible møbler som kan reguleres etter bruker for å forebygge unødig slitasje og helseplager. Vi har også sykemeldt arbeidstaker som er avhengig av tilrettelagt arbeidsplass for å kunne komme tilbake i arbeid og også kunne bruke denne arbeidsplassen. Med den minimale bemanningen ut fra arbeidsoppgaver er servicekontoret avhengig av at alle skal kunne rullere i arbeidsoppgavene. Bedriftshelsetjenesten er kontaktet og skal ta en vurdering av arbeidsplassen og komme med forslag til møblering. Vi vil neppe få denne arbeidsplassen tilrettelagt med IA-midler, da disse går på den enkelte bruker og ikke til en flerbruker-arbeidsplass. På kopirommet er det også ønskelig med et arbeidsbord med regulerbar høyde, da arbeidstaker som oftest foretar sortering og stifting stående, og alle er ikke like høye. Utgiftene til regulerbart arbeidsbord på sentralbordet og i kopirommet, samt en ergonomisk stol til sentralbordet, vil anslagsvis komme på ca ,- kr. Helt eksakte kostnader kan ikke legges fram før bedriftshelsetjenesten kommer med sitt forslag til løsning. Rådmannens innstilling: 1. Det kjøpes inn ergonomiske møbler til sentralbord og kopirom etter forslag fra bedriftshelsetjenesten. 2. Budsjettpost Ergonomiske produkter tilføres kr ,-. Budsjettpost Formannskapets reserve reduseres tilsvarende. Side 8 av 11
9 Sak 0023/06 VITTULA PROSJEKTET Saksbehandler: Gerd Steinnes Nilsen Arkiv: 073 Arkivsaksnr.: 04/00304 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0024/06 Formannskapet Henvisning til lovverk: Bilag: Søknad om dekning av underskudd i forbindelse med Vittula-prosjektet I mappe til møtet: 1. Invitasjon til møte Storfjord kommune 2. Prosjektbeskrivelse 3. Regnskap for prosjektet 4. Tilsagn om midler 5. Samarbeidsavtale 6. Prosjektbeskrivelse Havlandet 7. Markedsføringsfilmen Saksutredning: Storfjord kommune søker om kr ,- til dekning av merutgifter i forbindelse med deltakelse i Vittula prosjektet i Bakgrunn: På høstparten i 2003 ble Kåfjord kommune invitert til å være med i prosjektet Vittula i Tornedalen kulturmøte for tilvekst. Invitasjonen var en følge av at vi var blitt innlemmet i Tornedalsrådet med de rettigheter og forpliktelser det innebar. Bakgrunnen for prosjektet var utgivelsen av Mikael Niemi s bok som skulle ha filmpremiere i Pajala høsten Kåfjord, Storfjord og Kautokeino kommune var innkalt til et fellesmøte i Karesuanto der prosjektet ble lagt fram. På samme møte ble det underskrevet en avtale på at kommunen skulle være deltaker i prosjektet. I avtalen inngikk Kåfjord kommunes andel med kr ,- som skulle betales inn til Pajala kommune som prosjektansvarlig. Storfjord kommune sendte inn søknad i oktober 2003 på Interreg III A-midler, samt støtte fra fylkeskommunen på deltakelse i prosjektet. Søknaden ble sendt med bakgrunn i EU-søknaden som forelå fra Sverige. I etterkant av avtale og søknad ble det invitert til et fellesmøte i Storfjord i november der strategier på markering for de to kommunene ble diskutert. Ca 6 møter i tidsperioden ble avholdt i perioden fra kommunen takket ja til deltakelse fram til avvikling av prosjektet i september På møtene deltok representanter fra kulturskole, kulturkontor, næring og oppvekst. Side 9 av 11
10 Sak 0023/06 I løpet av våren/sommeren 2004 ble det avholdt 2 seminarer i forbindelse med prosjektet. Det siste ble avholdt i Skibotn hvor Storfjord- og Kåfjord kommune var ansvarlig for gjennomføring. Utgiftene ble i hovedsak belastet hovedprosjektet i Pajala. Lørdag den 18. september reiste representanter fra kommunen ved kultur, næring og skole til Pajala for å sette opp stand for Storfjord og Kåfjord kommune. I forkant var næringslivet/kulturaktører i de to tilstøtende kommuner invitert til å delta på standen med produkter/informasjon. Fra vår kommune var det tatt med husflidsprodukter fra alle husflidslagene, produkter fra Kasvo samt malerier av Odd Sivertsen. For å vise mangfoldet i de kulturelle ytringer i de to kommunene var det satt opp en kirkekonsert i Pajala kirke med musikere fra hele Nord-Troms regionen. I tillegg var det rockekonsert på Folkets hus i Pajala på kveldstid. Musikere fra de to kommunene deltok i tillegg med konserter inne i Ishallen hvor messen pågikk. Økonomi/ansvar: I februar 2004 ble det gitt tilsagn om støtte med kr ,- i Interreg midler kr ,- i fylkesmidler. Til sammen kr ,- For å markedsføre kommunene på standen i Pajala ble det laget en film fra Storfjord og Kåfjord hvor næringsstyrene i de kommunene hver ga støtte med kr ,-. Andel på kr ,- ble tatt av tilskuddet fra fylket. Totalpris på produksjon av filmen - kr ,-. Storfjord kommune ved Kultur- og oppvekstsjef påtok seg det økonomiske ansvaret for den norske delen av prosjektet. Samarbeidsavtalen ble også underskrevet av han på vegne av de andre kommuner. Han er samtidig den som hele tiden har hatt kontakt med ledelsen i Pajala hva angår innog utbetalinger til prosjektet. Ved en gjennomgang i ettertid ser en at det har vært en svikt i kommunikasjonen mellom vår kontaktmann og ledelsen i prosjektet i Pajala om hvordan tilskudd skal benyttes, samt fordeling av kostnader. Informasjonen vi andre i prosjektet har mottatt angående den økonomiske situasjonen gjenspeiles gjennom dette. Felleskostnadene ved prosjektet skulle dekkes ved at hver kommune betalte inn 1/13 til Pajala kommune som økonomiansvarlig for prosjektet. De beløpene Storfjord kommune har betalt til Pajala på vegne av de andre kommuner i prosjektet i Norge (Storfjord og Kåfjord) er grunnen til overskridelsene og underskuddet som er oppstått. Ved regnskapsslutt i 2005 viste det seg at kr ,- var underskuddet som Storfjord kommune stod igjen med på regnskapet. Kommunen (Storfjord) ba om møte med Interreg ansvarlig i Troms fylkeskommune for å be om ekstra midler til å dekke overskridelsene. Regional utviklingsetat har på bakgrunn av dette gitt et tilleggstilskudd på kr ,-. Tilsagnet er gitt under forutsetning at av Storfjord og Kåfjord dekker kr ,- hver. Storfjord har funnet dekning for sin andel. Gjennom eksterne midler har kulturskolen bidratt med kr ,- som ble betalt inn på slutten av Udekket beløp for Kåfjord kommune er dermed kr ,-. Markedsføringsverdi: Under Vittula veckan ble Kåfjord og Storfjord s stand lagt merke til i Pajala. Ikke minst for de fine husflidsproduktene som var stilt ut, samt markedsføringsfilmen som ble kjørt flere ganger i løpet av Side 10 av 11
11 Sak 0023/06 åpningstiden i messehallen. Husflidslagene i kommunen fikk i tillegg en hel del etterbestillinger av produkter som var utstilt i hallen. Sommeren 2005 er det meddelt fra flere hold i kommunen om besøkende fra Sverige og Finland som hadde vært innom standen vår i Pajala. Konsertene som ble avholdt ble positivt mottatt og fikk meget fin omtale i Pajala. Konklusjon: Kåfjord kommune har vært delaktig i overskridelser i Vittula-prosjektet selv om vi ikke hadde økonomi ansvaret. Vi har per i dag betalt inn kr ,- fra Kåfjord. Storfjord har betalt kr ,- Utestående beløp fra Kåfjord kommune er kr ,- som anbefales tatt av formannskapets reserve da kulturbudsjettet ikke har mulighet innenfor sine rammer til å dekke opp om beløpet. Rådmannens innstilling: 1. Kåfjord kommune dekker sin resterende del av underskuddet med kr ,- 2. Beløpet dekkes ved bruk av formannskapets reserve. Side 11 av 11