Arkivplan - KUBEN
Kontakt English Kontakt oss English Nyhetsbrev
PC: Hold Ctrl-tasten nede og trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.
Mac: Hold Cmd-tasten (Command) nede og trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.
SØK
Åpningstider Billetter Arkivtjenester Bøker
Åpningstider
Billetter
Arkivtjenester
Bøker
Planlegg besøket Åpningstider Besøk oss Billettpriser Hva skjer på KUBEN?
Opplev på KUBEN Utstillinger Omvisninger Kulturkvelder SeniorOnsdag Gøy for barn Langsæ gård Aust-Agder tunet Merdøgaard Øyvandringer på Merdø Quiz
Råd og tjenester Arkivtjenester Rådgivere Foto Inntak
Skole og barnehage Barnehage Småskole Mellomtrinn Ungdomsskole Videregående Voksenopplæring Nettsteder
Bruk kildene Arkiv Bøker Gjenstander Du i arkivet Sjøfart Eksterne lenker Norges dokumentarv Lesesalen
Forskning Forskning ved KUBEN Organisering Forskningsprosjekter Stipendordning Studenttilbud Agderseminaret 2021 Agderseminarene
Publikasjoner Aust-Agder-Arv Bokutgivelser Nytt om gammelt I et historisk lys Fredensborgs siste reise Arkheion Artikler
Om oss Kontakt oss Ansatte KUBEN Ledige stillinger Aust-Agder museum og arkiv
Digital formidling www.avtrykk.no www.gjenstand.no www.oselia.no KulturPunkt Podcast - De hvite seil Podcast - Polarpionerene Podcast - Historier fra de syv hav Ny podcast - Merdø- fra uthavn til sommerparadis Våre nettarrangementer
Lokale museer Elvarheim Museum Risør kystkultursenter Birkenes bygdemuseum Grimstad bys museer Setesdalsmuseet Tangen gravlund Angelstad Merdøgaard Eydehavn Museet
Du er her:
Råd og tjenester
Arkivtjenester
Arkivplan
Arkivplan
I lov om arkiv § 6 er det fastsatt at alle offentlige organ plikter å ha arkiv. Disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og framtid. Dette ansvaret er vider utdypet i Arkivforskriften § 4 og Riksarkivarens forskrift § 1-1, hvor krav om en ajourført arkivplan er beskrevet. Arkivplanen skal være del av organets internkontroll.
Hva er en arkivplan?
En arkivplan er en samleplan som skal beskrive alle sider ved arkivfunksjonene i en virksomhet og den skal være retningsgivende i forhold til arkivarbeid, beskrivende i forhold til virksomhetens arkivstruktur og inneholde strategidokumenter i forhold til fremtidige utfordringer. Arkivplanen skal kunne brukes som et redskap i virksomhetens internkontroll med arkivarbeid.
Arkivplanen skal gi en detaljert beskrivelse av de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen i virksomheten, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering.
Den skal også inneholde vedtak om delegering av arkivfullmakter, organisering av arkivtjenesten, og en oversikt over deponering for eldre og avsluttet arkiv. Arkivplanen skal være til hjelp ved organisering av periodiske arkivrelaterte oppgaver og gi en oversikt over virksomhetens arkivdeler og ulike arkivserier.
Arkivplanen skal også gi en oversikt over aktive og avsluttede elektroniske systemer.
Hva er formålet med en arkivplan?
Arkivplanen skal kvalitetssikre virksomhetens arkivfunksjon, og sikre at virksomheten ivaretar sitt arkivansvar. Den er dermed en viktig del av organets interkontroll.
God dokumentasjon av rutiner og reglementer øker forutsigbarhet av og tillitten til arkivtjenesten.
For å kunne bevare og gjenfinne viktige dokumenter må man vite i hvilke systemer og i hvilke arkivdeler dokumentene ble produsert og lagret.
Hvem skal bruke arkivplanen?
Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.
Hvem skal ha en arkivplan?
Alle offentlige organer som er underlagt arkivloven plikter å ha en oppdatert arkivplan, jfr. arkivforskriften § 4.
Virksomheter som ikke er underlagt arkivlova, er ikke lovpålagt å ha en arkivplan. Vi anbefaler likevel at alle virksomheter som produserer arkiv har en arkivplan for arkivarbeidet.
Skal gamle arkivplaner tas vare på?
Arkivplanen er definert som arkivmateriale på lik linje med kommunens øvrige egenproduserte dokumenter. Den skal oppdateres dersom virksomheten gjennomgår store organisatoriske endringer som får betydning for arkivarbeidet. Arkivplanen skal til enhver tid gjenspeile virksomhetens organisasjonsstruktur. Når arkivplanen lagres i sakarkivet skal den inneholde en oppdatert oversikt over eventuelle omorganiseringer som fikk konsekvenser for arkivorganiseringen i perioden. Arkivplanen skal revideres hvert 4. år eller etter behov. Programvaren for en elektronisk arkivplan gir muligheten om å oppdatere arkivplanen fortløpende dersom det er små endringer som skal gjøres.
Hvor ligger oppdaterte arkivplaner?
Fylkeskommunen og kommunene i Aust-Agder lager og publiserer sine arkivplaner på www.arkivplan.no. Arkivplanen kan der gjøres tilgjenglig for alle som trenger informasjon om virksomhetens arkiver og arkivtjeneste.
KUBEN A til Å
Nyhetsbrev
Arkivtjenester Aust-Agder-Arv Ansatte Agderseminaret 2021 Agderseminarene Arkheion Artikler Arkivdanning Arkivlokaler Arkivplan Avlevering Bruk kildene Bøker Besøk oss Bevaring av arkiv Elvarheim Museum Eydehavn Museet E-arkiv Forskning Forskning ved KUBEN Forskningsprosjekter Foto Fagsystem Gjenstander Inntak Innsyn Journalføring Kontakt oss Kurs og konferanser Ledige stillinger Nytt om gammelt Opplev på KUBEN Om oss Omvisninger Planlegg besøket Publikasjoner Råd og tjenester Rådgivere Skole og barnehage Stipendordning Studenttilbud Sjøfart Utstillinger Åpningstider
KUBEN, Parkveien 16, 4838 Arendal - Tlf: 37 01 79 00 - E-post: postmottak@aama.no - Org.nr: 986088695
KUBEN er en del av Aust-Agder museum og arkiv IKS, sammen med Setesdalsmuseet og Grimstad bys museer
© 2022
Dette nettstedet benytter informasjonskapsler (cookies). Les mer her
Jeg forstår, ikke vis denne meldingen igjen