Protokoll fra styremøte 24. januar 2014 – Vekst i Grenland Vekst i Grenland - Protokoll fra styremøte 24. januar 2014
Protokoll fra styremøte 24. januar 2014
Protokoll fra konstituerende styremøte i Vekst i Grenland IKS 24. januar 2014 kl 0900 til 1200 på Kunnskapsverkstedet/Klosterøya.
Ståle Tveit – konst. daglig leder
Jørn Roar Bamle – utviklingssjef næring
Stine Ellingsberg – markedssjef
Petter Ellefsen – spesialrådgiver 60%
Tone Allum – daglig leder Etablererkontoret for Grenland
Fra Grenlandssamarbeidet møtte Karianne Resare.
Selskapets revisor Odd Knustad fra Ernst&Young deltok under sak 2 og 3.
Sak 1/14: Styret i Vekst i Grenland IKS konstituerer seg.
Etter en kort presentasjonsrunde av de enkelte styremedlemmer hadde styret et ordskifte som omfattet følgende tema:
Eierne har så langt ikke valgt varamedlemmer.
Hvilken form for deltakelse i styremøtene fra administrasjonen side er ønskelig?
Grenlandssamarbeidet v/Karianne Resare sin rolle i styremøtene.
Åpenhet overfor offentligheten rundt styrearbeidet.
Resultatet av disse diskusjonene fremgår av vedtaket under.
Med utgangspunkt i selskapets vedtekter og signerte stiftelsesdokumenter konstituerte styret seg med følgende sammensetning:
Jan Kleppe – styreleder; representerer næringslivet i Grenland
Karin Finnerud – styrets nestleder; representerer Skien kommune
Hanne Winberg – representerer Siljan kommune
Hilde Molberg – representerer Drangedal kommune
Ole Magnus Stensrud – representerer Kragerø kommune
Inger Lysa – representerer Porsgrunn kommune
Tore Marthinsen – representerer Bamble kommune
Styret tar til etterretning at eierne av Vekst i Grenland IKS så langt ikke har valgt varamedlemmer til styret. Styret legger til grunn at dette vil bli gjort så snart som mulig.
Når det gjelder administrasjonens tilstedeværelse under styremøtene ønsker styret at daglig leder i utgangspunktet er til stede hele tiden, og at daglig leder inviterer med seg relevante fagpersoner etter behov.
Når det gjelder Karianne Resare i Grenlandssamarbeidet er det ønskelig at hun stiller i styremøtene etter særskilt innkalling. Dette koordineres mellom styrets leder og daglig leder.
Når det gjelder åpenhet knyttet til styrets arbeid ønsker styret en todelt håndtering:
1: Innkalling til styremøtene legges åpent ut på selskapets hjemmesider med de saker som er åpne for offentligheten. Innkalling kan alternativt også annonseres i avisene.
2: Saker til behandling som antas å ha konfidensiell karakter følger innkallingen som eget vedlegg og vil være unntatt offentlighet. Administrasjonens statusrapporter må også deles i to; en generell del og en del som omhandler saker unntatt offentlighet. Videre blir det også en todelt protokoll.
Sak 2/14 og sak 3/14: Vekst i Grenland IKS – strategisk plattform.
Sak 2 og 3 ble slått sammen til en felles sak.
Konst. daglig leder sammen med selskapets fagansatte gikk gjennom
• selskapets vedtekter
• Strategisk Næringsplan med fokus på hvilke områder Vekst i Grenland AS har arbeidet med.
• Refleksjoner og innspill knyttet til mulig en handlingsplan 2014 for Vekst i Grenland IKS .
Styret fikk presentert innholdet i vedtektene for Vekst i Grenland IKS. Videre ble Strategisk Næringsplan for Grenland gjennomgått med fokus på hvordan Vekst i Grenland AS har arbeidet med utgangspunkt i planen. Administrasjonen skisserte også mulige aktiviteter for 2014; dog er dette avhengig av hvilke prosjektmidler som stilles til rådighet for selskapet.
Styret ber administrasjonen ta hensyn til styrets synspunkter når en konkret handlingsplan for 2014 for Vekst i Grenland IKS utarbeides.
Sak 4/14: Tilsetting av daglig leder – status og videre prosess.
Administrasjonen forlot møtet under dette punktet. Karianne Resare deltok under saken.
Styret har gått gjennom status i arbeidet med å tilsette daglig leder i Vekst i Grenland IKS. Styret gir fullmakt til styrets leder og nestleder å gjennomføre den formelle ansettelsesprosessen. I dette arbeidet vil Karianne Resare og Per Wold i Grenlandssamarbeidet bistå etter behov.
Styret gir også fullmakt til at ekstern ekspertise kan trekkes inn i sluttfasen av ansettelsesprosessen.
Sak 5/14: Drifts- og budsjettmidler for 2014 – status knyttet til behandlingen i grenlandskommunene.
Karianne Resare og Jørn Roar Bamle gikk gjennom status i arbeidet med å få plass et endelig drifts- og prosjektbudsjett for Vekst i Grenland IKS. Det ble blant annet vist til diskusjoner i Rådmannskollegiet før jul 2013. Styret hadde et ordskifte om saken som er oppsummert i vedtaket under.
Styret har fått presentert status i arbeidet med å definere et drifts- og prosjektbudsjett for Vekst i Grenland IKS for 2014. Styret tar til etterretning at dette arbeidet ikke er ferdig. Styret ber administrasjonen om å øve påtrykk overfor Grenlandssamarbeidet for å sikre at et drifts- og prosjektbudsjett kommer på plass snarest mulig.
Etter at drifts- og prosjektbudsjettet er på plass bes administrasjonen snarest mulig om å utarbeide forslag til en handlingsplan for 2014 til behandling i styret.
Styret ber videre administrasjonen om å utforme avtaler om overføring av stillinger/lønnsmidler fra grenlandskommunene v/rådmennene etter hvert som næringsavdelingene avvikles.
Sak 6/14: Markere innflytting i nye lokaler på Klosterøya.
Konst. daglig leder gikk muntlig gjennom en skisse knyttet til markering av ViGs innflytting i nye lokaler.
Styret ber administrasjonen om å gjennomføre en markering som skissert i saken.
Sak 7/14: Beslutte møteplan for styret i Vekst i Grenland IKS for 2014.
Følgende møteplan gjelder for første halvår:
26. februar fra kl 12 og ut dagen/kvelden. Dette blir et arbeidsmøte for å gå nærmere inn på relevante temaer knyttet til utøvelse av selskapets rolle i Grenland. Det vil bli servert lunch og middag. Sted: Klosterøya.