Hvordan teste beredskapsplanen? Simuler en krise! - CIM
Hvordan teste beredskapsplanen? Simuler en krise!
I dag er det ikke uvanlig at virksomheter har en likegyldig holdning til katastrofe og krisehåndtering. Det er faktisk bekymringsverdig normalt.
Altfor ofte lar virksomheter beredskapsplanen stå og samle støv på en hylle. Den blir aldri gjennomgått i tråd med endrede krav, forskrifter og samfunnsstrukturer. Vi mener denne tilnærmingen er grunnleggende feil; en beredskapsplan har kun verdi når den holdes oppdatert. Det betyr at den er verdiløs dersom den ikke testes regelmessig.
Selv om virtuell testing av beredskapsplanen kan være verdifull, vil dette aldri erstatte simulering av virkelige hendelser. Simulering av en ekte krisesituasjon er den sikreste måten å teste om planen din er levedyktig.
Hvorfor simulere krisehåndtering?
Det å simulere krisehåndtering er en øvelse som gjør det mulig å identifisere og adressere mangler i beredskapsplanen.
Ved å simulere kan du teste om beredskapsplanen din fungerer i et trygt miljø. Du gir også kriseteamet en forståelse av ansvaret sitt under en responssituasjon, og hjelper dere til å se hvordan de foreskrevne retningslinjene fungerer i praksis.
Hvordan gjennomføre simulering av en krise?
Hvis du skal simulere håndtering av en krise på en mest mulig effektiv måte, bør du gå gjennom disse fire trinnene:
1. Definer målene dine
Det første du må gjøre hvis du skal simulere en krise er å definere og validere dine mål. Til å begynne med innebærer dette at målene er enkle og oppnåelige. Dette kan for eksempel dreie seg om å sjekke beredskapsplanens levedyktighet, avdekke svakheter eller sikre at du har gjort rede for alle sannsynlige scenarier.
I fremtidige simuleringer kan disse målene gjøres mer utfordrende ved å øve på spesifikke formål, som for eksempel å mobilisere kriseteamet innen 30 minutter.
Målsetting er viktig for din strategiske planlegging fordi du kan avgrense programmet du tester.
Dette vil sette deg i stand til å gjøre konkrete forbedringer i beredskapsplanen og dermed minimere skadeomfanget i tilfellet en virkelig krise.
2. Planlegg krisesimuleringen
Når du har fastsatt målene for krisehåndteringsplanen er neste fase å planlegge en scenarioøvelse. Denne bør ta hensyn til virksomhetens kontekst og målene som er satt.
Det finnes mange potensielle scenarier du kan velge mellom. Hvordan du løser det kan variere avhengig av om du trenger å gjenskape en intern eller ekstern krise og hvorvidt krisen påvirker organisasjonen din økonomisk, teknisk eller strukturelt.
Scenarier kan omfatte:
Mange skadede
Dødsfall og mye mer
Uansett hvilket scenario du velge, må parameterne være tydelig definert og kommunisert for å få mest mulig ut av simuleringen. Du må gjøre hvert aspekt av hele øvelsen relevant for din virksomhets kontekst, og dette må kommuniseres godt til deltakere og kriseteamet.
Det er bare med all relevant informasjon for hånden at teamet kan utføre de rollene de har blitt tildelt, og på denne måten gjøre testprosedyren realistisk og verdifull.
3. Utfør krisesimuleringen
Når planleggingen er fullført er du klar til å gjennomføre selve øvelsen. Ditt valg av scenario vil legge føringer for mange aspekter ved utførelsen. Dette kan for eksempel dreie seg om hvor mye informasjon kriseteamet ditt er interessert i, hvordan du planlegger å gi ut informasjonen og hvilke kanaler du vil bruke for å gjøre det (e-post, sosiale medier, skjermdumper).
For mange av deltakerne vil denne krisesimuleringen være deres første, og noen kan bli nervøse eller føle at de har andre arbeidsoppgaver som er viktigere. Gode lederegenskaper er nødvendig for å dempe denne type stress.
Du må ha kontroll over situasjonen med en vennlig og tilnærmelig stil. Krisekommunikasjon bør vektlegges for at simuleringen blir så tydelig, sammenhengende, selskapsspesifikk og engasjerende som mulig.
Selv om øvelsen skal være så ekte som mulig, er det viktig å sikre at du ikke får informasjonslekkasjer utover kriseøvelsens domene. Det kan føre til at en «ekte» krise bryter ut. Hvis informasjon fra øvelsen tolkes som sann av pressen, kan dette bli en kjedelig kommunikasjons- og omdømmekrise for organisasjonen.
4. Gjennomgang av krisesimuleringen
Den mest kritiske delen av enhver krisesimulering er gjennomgangsfasen. Debriefing etter en øvelse gjør det mulig for kriseteam og deltakere å kommentere sin opplevelse av simuleringen og diskutere hvorvidt den oppnådde sine mål.
Denne type informasjon lar deg identifisere potensielle sårbarheter i beredskapsplanen så vel som i organisasjonen som helhet. På bakgrunn av dette kan du opprette en handlingsplan som utbedrer eventuelle feil og svakheter.
Når dette er gjort må du fortsette å teste beredskapsplanens effektivitet og robusthet i fremtidige øvelser. Det er alltid rom for forbedringer. Husk at selv i de situasjonene beredskapsplanen fungerte optimalt er omgivelser, krav og forskrifter i stadig endring.
Test av beredskapsplanen
En beredskapsplan er ikke et statisk dokument. Etter at planen er utviklet har mange organisasjoner en tendens til å tenke "ute av syne, ute av sinn". Ledere på C-nivå må imidlertid fortsette å investere tid i planen, slik at de er forberedt dersom en krise oppstår.
En beredskapsplan er bare verdifull når den virker. Regelmessig testing vil ikke bare sikre at feil og mangler blir adressert, men det vil også minimere risikoen for ansatte som er dårlig forberedt, mangelfull beredskapsledelse og lovovertredelser.
Hvis du vil lære mer om hva beredskapsplanen din skal inneholde, inkludert en trinnvis veiledning til utarbeidelse, innhold og implementering, kan du laste ned vår gratis e-guide nå.
Kristian Pettersen er leder for Customer Success Team, avdelingen som ivaretar prosjektledelse og kundeleveranser. Han har befals- og krigsskoleutdanning fra Forsvaret, har studert ved University of California, Berkeley og har en mastergrad i statsvitenskap fra NTNU. Kristian er major i Heimevernet og har tidligere jobbet for blant annet Kongsberg Gruppen.