Automatisk og manuell journalføring av inngående e-post – arkiwiki
Automatisk og manuell journalføring av inngående e-post
Bildet er tagget med tilstrekkelig informasjon til at dersom mottaker besvarer e-posten, kan den legges inn på riktig sak automatisk. ephorteOutlook overvåker innboksen til Outlook og sjekker all e-post som kommer inn. Dersom e-posten inneholder et bilde med en spesiell kode brukes informasjonen i taggingen til å arkivere e-posten på riktig sak.
E-posten blir også kategorisert med «Arkivert i ephorte» slik at saksbehandleren får informasjon om at e-posten allerede er importert. Ved arkivering blir både bildet og tagging fjernet slik at det ikke kommer inn i arkivet. Dette fungerer også på interne notater som besvares via e-post.
I tillegg til automatisk journalføring blir også eventuelle restanser automatisk avskrevet. Hvis f.eks. en saksbehandler sender ut et internt notat med dokumenttype N (krever svar) til en eller flere mottakere, vil alle mottakerne i henhold til Noark-standarden få en restanse som krever at de besvarer notatet. Når mottakeren så besvarer notat pr. e-post blir altså svaret ved mottak lagt inn på riktig sak og restansen avskrevet uten at verken avsender eller mottaker gjør noe som helst.
Dette gjelder selv om vedkommende som besvarer ikke har ephorteOutlook installert. Den eneste betingelsen er at mottaker ikke fjerner bildet ved besvarelse, men bruker vanlig "Svar" funksjonalitet i e-Posten. Denne mekanismen støttes også selv om mottaker besvarer med mobiltelefon som ikke nødvendigvis videresender bildevedlegget. Taggingen er likevel intakt og journalføring og avskrivning blir utført ved mottak. Dersom mottaker av forskjellige årsaker prøver å manipulere hvor et svar skal arkiveres, er ikke dette mulig da all tagging-informasjon er sterkt kryptert.
Dette betyr at e-posten er klar til arkivering på riktig. Dersom saksbehandler ønsker å gjennomføre operasjonen kan han høyreklikke på e-posten og klikke E-posten journalføres da automatisk på riktig sak. Dersom avsender er ekstern blir det journalført som et inngående dokument. Interne avsendere arkiveres som X-notater. Inngående e-poster som er kategorisert med «Bekreft arkivering» blir også lagt inn i søkemappen med samme navn. Denne søkemappen er lokalisert i samme informasjonslager som innboksen.
Hentet fra «https://wiki.uib.no/arkiwiki/index.php?title=Automatisk_og_manuell_journalføring_av_inngående_e-post&oldid=4202»