I henhold til landingsforskriften § 7 skal salgslagene utarbeide landings- og sluttsedlene. Fiskeridirektoratet skal godkjenne sedlene. Det enkelte salgslag kan kreve at opplysninger av betydning for dets oppgaver tas inn på seddelen. Sedlene skal være utformet slik at alle opplysningene som kreves på seddelen i henhold til landingsforskriften §§ 9-11 og § 13, kan oppgis på seddelen, og slik at en så langt det lar seg gjøre sikrer en korrekt utfylling. Format og innhold for overføring fra salgslagene til Fiskeridirektoratet er beskrevet i dokumentet «Kravspesifikasjon – Overføring av landings- og sluttseddeldata fra fiskesalgslagene til Fiskeridirektoratet på webservice og XML-format» (kravspesifikasjonen). Opplysninger om fangsten som landes, og som kreves registrert på landings- og sluttseddel, er av avgjørende betydning for en god forvaltning av de viltlevende marine ressursene. Det anses derfor som formålstjenlig at salgslagene og Fiskeridirektoratet har kjente rutiner for håndtering av endringer knyttet til seddel- og utvekslingsformat, blant annet for å kunne fange opp eventuelle nye eller endrede behov.
De enkelte salgslag drifter sine seddelsystemer fortløpende i løpet av ett år. Nye opplysninger som er av betydning for salgslagets oppgaver, kan tas inn på seddel underveis, så fremt dette ikke medfører endring av opplysningene som kreves på seddelen i henhold til landingsforskriften og kravspesifikasjonen. Når salgslagene foretar slike endringer skal Fiskeridirektoratet informeres om dette i forkant.
Salgslagene skal med hjemmel i landingsforskriften § 20 første ledd, andre punktum fortløpende overføre sedlene og opplysninger som følge av deres behandling, elektronisk til Fiskeridirektoratet. Oversendelse av seddeldata fra salgslag til Fiskeridirektoratet gjøres i henhold til kravspesifikasjonen. Statistikkavdelingen i Fiskeridirektoratet har ansvaret for å vedlikeholde kravspesifikasjonen ved behov. Når Fiskeridirektoratet foretar endringer vil salgslagene bli informert om dette i forkant.
Fiskeridirektoratet vil foreta en årlig gjennomgang av det enkelte salgslags sedler og system for seddelregistrering. Dette skal gjøres i løpet av første kvartal. I forbindelse med denne gjennomgangen, må salgslagene sende inn oppdatert dokumentasjon på sine systemer for seddelhåndtering innen 1. februar til Fiskeridirektoratet. Dersom ingenting er endret siden forrige gjennomgang, er det tilstrekkelig å sende melding om dette. Dersom det er foretatt endringer, må ny dokumentasjon inneholde: Oversikt over endringer siden forrige innsending. Dette skal også inkludere eventuelle nye elementer som er tatt inn på seddel i løpet av året, selv om Fiskeridirektoratet har blitt informert om disse underveis. Kopi av lagets fysiske landings- og sluttseddel, slik disse presenteres ved undertegning. En beskrivelse av programmene som er i bruk for registrering av seddelinformasjon, inkludert skjermbilder. Der det er andre enn salgslagene som har ansvar for noen av registreringsprogrammene, ønsker vi så langt det lar seg gjøre tilsvarende beskrivelse av disse også. Kopi av format som er i bruk ved eventuell sending av seddelopplysninger fra kjøper/mottaker til salgslag, både sluttseddel og landingsseddel. Oversikt over hvilke kontroller som gjennomføres på seddelinnholdet ved registrering/mottak og i etterkant.
Årlig Fiskeridirektoratet skal ha en årlig gjennomgang, vurdering og eventuell revisjon av kravspesifikasjonen. Grunnlag for endringer kan komme fra: Forskriftsendring Funn i forbindelse med den årlige gjennomgangen av det enkelte salgslags sedler Innspill og behov fra salgslagene Innspill og behov fra Fiskeridirektoratet og eventuelt andre brukere av seddeldata Annet I tillegg til de årlige revisjonene, kan det forekomme mer akutte endringsbehov som følge av avvikling av et konkret fiskeri eller på bakgrunn av politiske vedtak, som da må tas utenom det faste løpet. Det å endre kravspesifikasjonen uten å endra oversendelsesoppsett (XSD), anses som en mindre endring som kan tas utenfor revisjonsløpet. Det vil her bare være snakk om å eventuelt sette opp elektroniske krav/tester for å sikre at eksisterende XSD blir fylt ut korrekt. Kodelister oppdateres løpende ved behov. Alle endringer må vurderes opp mot landingsforskriften, og forslag til endringer må sendes til Fiskeridirektoratet innen 1. april.
Når det er identifisert endringsbehov som følge av rutinemessig revisjon eller akutt behov, og det er bestemt at endringen skal gjennomføres, må endringene analyseres og type identifiseres. 1.Endringer som ikke berører webservice og XML format: Partene vil kunne innføre endringene i sine egne systemer uavhengig av hverandre. Det må vurderes om det er tjenlig med felles testing.
2.Endringer som berører webservice og XML format: Omforent ny versjon av teknisk løsning må utarbeides, testes og produksjonsettes i fellesskap. Før endringer implementeres i produksjon vil det være svært viktig at både salgslagene og Fiskeridirektoratet har gode muligheter til å gjennomføre en akseptansetest for å bekrefte at alle endringer er gjennomført i henhold til spesifiserte krav. Dette vil kreve : At partene i detalj avtaler hva og hvordan akseptansetesten skal gjennomføres. Tilgang på et realistisk oppsatt teknisk testmiljø som er så likt teknisk produksjonsmiljø som mulig. Tilgang på personell som kan gjennomføre den avtalte testen teknisk og fiskerifaglig. Tilgang på personell som kan avgjøre om testen oppfyller kravene og versjonen kan produksjonsettes.
Gjennomgang av salgslagets system for seddelregistrering – 1. kvartal. Frist for innsending av dokumentasjon fra salgslagene – 1. februar. Gjennomgang og utarbeiding av eventuelt forslag til ny Kravspesifikasjon – 2. kvartal Frist for innsending av forslag til endringer senest 1. apri. Dersom endring ikke berører webservice og XML format: Dersom ikke behov for felles testing, implementeres endringene uavhengig av hverandre. Informasjon om når endring settes i produksjon skal utveksles. Dersom behov for felles testing, følges tidsløpet under. Dersom endring berører webservice og XML format: Omforent ny versjon av teknisk løsning utarbeides og testes – 3–4. kvartal Produksjonsettes med virkning fra 1. januar påfølgende år.