Robotten i Odense Kommune øger datakvalitet og fjerner rutinearbejde | itchefer.dk
Robotten i Odense Kommune øger datakvalitet og fjerner rutinearbejde
I et syv uger langt pilotprojekt i Odense Kommune med softwarerobotter i administrationen har kommunen opnået automatisering af serviceprocesser, bedre datakvalitet og mere tilfredse medarbejdere. "Det åbner et meget interessant perspektiv for fremtidens digitalisering," siger IT- og Digitaliseringschef Jørgen Brolykke Rasmussen, Odense Kommune.
Resultatet af et syv uger langt softwareprojekt er effektiviseringer, aflastning af medarbejdere, øget datakvalitet og forbedret dokumentation, så nu får robotten "Tyra" endnu flere opgaver lagt på sine skuldre. Der er mere at komme efter. Nu går automatiseringen af en tredje proces omkring tilbagebetalinger i gang.
Odense Kommune har gennemautomatiseret to processer ved brug af softwarerobotter RPA, (Robotic Process Automation red.). Pilotprojektet har nået en automatiseringsgrad på over 80 pct. og har givet kommunen blod på tanden. "Frem for alt åbner det nogle interessante perspektiver om at benytte robotter i administration og sagsbehandling," siger IT- og Digitaliseringschef Jørgen Brolykke Rasmussen, Odense Kommune.
"Vi har haft et fokuseret forløb, og allerede på pilotstadiet kunne vi se gode resultater. Nu har vi foretaget en grundig evaluering, hvor vi udover automatisering og effektivisering også har set på datakvalitet, dokumentation, styring, kompetencer og medarbejdernes oplevelse af processen. Det peger på flere muligheder og et stort potentiale fremover," siger Jørgen Brolykke Rasmussen.
Et andet nyt perspektiv set med it-afdelingens øjne er, at det er "forretningen", der efterspørger implementering af robotter. Det er ikke længere it-afdelingen, som skal sælge robotterne ind til "forretningen". Især økonomifolk efterspørger robotløsninger til eksempelvis at tjekke udbetalinger, ganske enkelt fordi der er penge i det.
"Vi har valgt de opgaver, der ligger til højrebenet. Men det er klart at robotter også kan overtage jobs. Der er så meget potentiale i det, at vi ikke kan se bort fra det. Omvendt er det vigtigt, at vi implementerer det rigtigt og inddrager medarbejderne og bruger deres viden og erfaringer, hvor der er behov for det. Så det er vigtigt at få kompetencerne på plads," siger Jørgen Brolykke Rasmussen.
De hidtil automatiserede processer i Odense Kommune optager omkring fem pct. af softwarerobottens samlede kapacitet. I Ernst & Youngs evalueringsrapport kan man med den nuværende licens automatisere op til 20 processer. Af rapporten fremgår det også, at der er fakturaer, der gennem den manuelle behandling er blevet betalt for sent og fakturaer som er fejlkonteret og derefter har måttet omposteres. Disse fejl er fjernet med det nye robotdesign og har betydet ændringer i kommunens nuværende arbejdsprocesser.
Robotholdet i Odense Kommune:
Robotkonsulent: Teknisk konsulent fra IT-afdelingen som kender robotløsningen
Fra starten har Odense Kommune gjort en del ud af at sætte det rigtige robothold i organisationen. Dels for at få løst opgaven bedst muligt, dels for at få bygget interne kompetencer op på dette nye fagområde.
"Det positive ved at sætte det rigtige robothold er at kommunen kan genbruge personerne til automatisering af processer. Det er kun proces- og systemejer og fagspecialister, der kommer fra "forretningen" og som skal skiftes ud, når vi skifter fagområde. De resterende personer går igen. Det vil også give en mere effektiv implementering, når vi udbreder automatiseringen og forøger kommunens datakvalitet og dokumentation samlet set," siger Jørgen Brolykke Rasmussen.