Veileder for utfylling av Årlig klima- og miljørapport - PDF
Download "Veileder for utfylling av Årlig klima- og miljørapport"
1 Veileder for utfylling av Årlig klima- og miljørapport 6.utgave 9.August 2016
2 Innholdsfortegnelse Innledning... 2 Brukerveiledning... 3 Systemkrav Arbeidsmiljø Innkjøp Avfall Energi Transport Tiltak og handlingsplan Klimaregnskap Skreddersøm av miljøindikatorer for Hovedkontorer Ofte stilte spørsmål Vedlegg
3 Innledning Alle miljøfyrtårnsertifiserte virksomheter skal levere Årlig klima- og miljørapport i miljøfyrtårnportalen innen 1. april. Rapporten er ment som et verktøy for virksomheter og gjennom klima- og miljørapporten skal virksomheten dokumentere sine miljøprestasjoner fra år til år. Kriteriet alle virksomheter skal oppfylle er følgende: Kriterie 7: Ved førstegangssertifisering skal virksomheten utarbeide en Klima- og miljørapport. Etter førstegangssertifisering skal årlig Klima- og miljørapport for foregående hele kalenderår fylles ut og leveres i Miljøfyrtårnportalen innen 1. april. Veiledningstekst til kriteriet: Klima- og miljørapporten er et styringsverktøy for miljøarbeidet. Målsettingen er at virksomheten dokumenterer årlig forbedring av sine prestasjoner i miljørapporten. Verktøyet omfatter to deler - en rapporteringsdel på fjorårets miljøprestasjoner og en handlingsplan for kommende år. Denne handlingsplanen bør inngå i virksomhetens øvrige planer. Klima- og miljørapporten fylles ut hvert år innen 1. april. Alle felt skal fylles ut, med unntak av de som er merket valgfrie. Dersom det er felt som ikke er relevante for virksomheten eller ikke kan besvares, må dette begrunnes i kommentarfeltet. Rapporten må gjenspeile virksomhetens miljøarbeid både på resultater og tiltak. Det skal fastsettes årlige mål for indre og ytre miljø i HMS-arbeidet i klima- og
4 miljørapporten. Rapporten kan dermed betraktes som en årsrapport på indre og ytre miljø og det er altså virksomhetens årlige status på indre og ytre miljø som fremstilles. Ved å fylle ut en fullstendig miljørapport kan man oppfylle Regnskapsloven 3-3 «Årsberetningens innhold» (se vedlegg 1) og også Miljøinformasjonsloven 16. «Rett til miljøinformasjon om virksomhet» (se vedlegg 2). Klima- og miljørapporten underbygger dessuten et prinsipp som er like viktig i miljøledelse som i økonomi kontinuerlig forbedring. Ingen virksomhet blir tatt på alvor dersom den ikke dokumenterer sine økonomiske resultater, sånn er det også med klima- og miljørapporten. Klima- og miljørapportering er et spennende og krevende fagfelt, og vi har alle ennå mye å lære. Vi anbefaler å se igjennom denne veilederen før dere begynner å fylle ut den årlige klima- og miljørapporten. Ha gjerne denne veilederen som oppslagsverk ved utfylling av rapporten. Vi er tilgjengelig for alle spørsmål eller kommentarer dere måtte ha om temaet. Husk at de fleste svarene er å finne i deres eget nærmiljø, i kommunen, og ikke minst hos konsulenten dere benyttet da dere først valgte å bli Miljøfyrtårn. Mange spørsmål finner dere forhåpentligvis også svar på ved å benytte dere av hjelpeteksten som er å finne i de ulike feltene i miljørapporten: For hvert spørsmål vil du få opp hjelpetekst når du klikker på ikonet Brukerveiledning Hvordan navigere i miljørapporteringsskjemaet
5 På høyre side i miljørapporteringsskjemaet er det en meny hvor du kan finne frem i de ulike miljøtemaene dere skal rapportere på. Ved å trykke på eksempelvis «energi» så flyttes skjemaet ned dit. Meny for å navigere i miljørapporten. Lagring av data Data autolagres i skjemaet når man fyller det ut. Det vil si at når man har fylt ut et felt og går ut av feltet så lagres dataene. Man kan i tillegg benytte seg av «lagre knappen» i menyen: Hvis du ønsker at en kollega eller noen andre skal se over rapporten før den leveres, trykk på funksjonen for dette. Du får da aktivert en lenke som du eksempelvis kan sende i en e-post.
6 Vær oppmerksom på at du selv har ansvar for at eventuell sensitiv informasjon lagt i rapporten ikke spres til uvedkommende.
7 Finne frem til den årlige Klima- og miljørapporten Du finner rapporten ved å følge disse stegene når du har logget inn på Miljøfyrtårnportalen: 1. Trykk på hamburgeren i menyen til høyre: 2. Velg «Årlige klima- og miljørapporter» 3. Du får nå en oversikt over tidligere opprettede, lagrede samt leverte miljørapporter 4. Skal du opprette ny miljørapport trykker du på «Opprett årlig klima- og miljørapport»
8 Når rapporten er påbegynt, men ikke fullført, er det mulig å jobbe videre med rapporten ved å benytte seg av følgende funksjon inne fra virksomhetssiden: Funksjonalitet i felter i rapporteringsskjemaet Når man fyller ut data så får man automatisk opp hvilke data man rapporterte i fjor på enkelte felter og kan sammenligne med det. Dette gjelder kun felter med tallverdi. Det er et kommentarfelt under hvert temaområde. Her kan dere legge inn hvor sikre tallene er og hvordan dere har kommet frem til tallene. Eller om det er annen relevant informasjon dere ønsker å trekke frem.
9 Hjelpetekst. Hjelpeteksten vises når man holder musepekeren over tegnet «i». Her kan du sammenligne med det som ble fylt inn i fjorårets rapport. Ved å velge JA så kommer spørsmål om innkjøp i prosentandel opp
10 Her leverer dere Miljørapport. Ikke lever før den er helt ferdig utfylt. Dere kommer så til en side hvor dere får statistikk og oversikt over årlig utvikling på avfall, energi og sykefravær.
11 Man vil også under noen utvalgte miljøtemaer få opp sammenligning mot bransjerapporter og konsernet man er knyttet opp til. Sammenligning mot gjennomsnitt bransjen man er i.
12 Årlig utvikling i miljøprestasjoner vises når man leverer rapporten Når man er ferdig med å fylle ut miljørapporten så trykker man på knappen «ferdig, lever rapporten». Da kommer man inn på en kvitteringsside hvor man ser statistikk over avfall, sykefravær og energi. I tillegg kan man ta ut dataene i Excel, PDF format og som en delbar offentlig lenke. Senere kan man gå inn i den leverte miljørapporten og se statistikken.
13 Systemkrav Omsetning/ Sum driftsutgifter Vi ber dere her oppgi omsetning eller sum driftsutgifter. En virksomhets aktivitet kan gjerne måles her, og dette kan igjen få konsekvenser for dens miljøbelastning. For private virksomheter oppgis omsetning, for offentlige virksomheter oppgis sum driftsutgifter. Omsetningen oppgis eksklusiv merverdiavgift. Antall årsverk Dette sier også noe om aktiviteten i virksomheten. Ved å rapportere inn dette kan man eksempelvis få regnet ut avfallsmengder fordelt på antall årsverk. Arbeidsmiljø Sykefravær Totalt sykefravær måles i antall dager ansatte har vært borte fra jobb på grunnlag av sykemelding fra lege, enten det er korttidssykemelding eller langtidssykemelding, og antall dager man har vært borte på grunnlag av egenmeldt sykefravær. Alle typer sykefravær gjelder egen sykdom. Fravær på grunn av andres sykdom, f.eks. egne barns sykdom, skal ikke tas med. Aktiv sykemelding defineres som sykefravær. Eksempel på utregning: i en bedrift med 3,5 årsverk er én person borte i 4 uker pga. sykemelding, og to personer er borte én dag hver. Bedriften har avtalt 5 uker ferie. Egenmeldt fravær: 2 dager Korttidssykemelding: 20 dager Avtalte arbeidsdager: 3,5 * 47 uker * 5 dager = 822,5 dager Fraværsprosent: (22 dager / 822,5 dager)*100= 2,7 %
14 Ved å fylle inn sykefraværet kan man sammenligne ens egen virksomhet mot andre virksomheter i samme bransje. Har man rapportert sykefraværet over flere år, får man også opp en historisk utvikling. Klikk på den blå linja for å kunne se tallet. Her vises sykefraværet dere fylte inn i fjor. Klikk på denne linja for å få frem det rapporterte tallet. Her vises målet dere satte på sykefraværet i fjorårets handlingsplan.
15 Innkjøp Innkjøpspolitikken er en av de mest effektive virkemidlene dere har for å bidra til et bedre miljø. Vi har innarbeidet flere indikatorer på hvordan dere kan måle kvaliteten på innkjøpsrutinene. Trykk på denne knappen hvis dere heller ønsker å oppgi miljøvennlige innkjøp i prosentandel. Innkjøp er ikke del av klimaregnskapet.
16 Antall leverandører som er miljøsertifiserte Leverandører man har et fast forhold til over lengre tid. Dette kan være enkeltinnkjøp av tjenester som er avgrenset i tid. Tjenester kan være både miljøsertifiserte (Miljøfyrtårn, ISO14001 etc.) og miljømerkede (f.eks. Svanemerket) Antall miljømerkede produkter til egen drift For produkter finnes kun miljømerkene. Eks: hvis dere har 10 svanemerkede flasker med rengjøringsmiddel telles og registreres det kun som 1 miljømerket produkt. Sun-light er et eksempel på svanemerket oppvaskmiddel. Antall økologiske varer til egen drift Er du i tvil om hva som er økologisk? Sjekk hva som fins av økologiske matvarer det norske ø-merket på følgende nettside: Har dere produkter for videresalg til markedet? For dere dette gjelder; trykk på «ja» for å oppgi antall miljømerkede produkter for videresalg.
17 Avfall Virksomhetene må selv ta kontakt med tilgjengelig renovatør for å få oppgitt månedlig avfallsstatistikk dersom dette allerede ikke er etablert. Virksomheter som er leietakere og ikke har tilgjengelig avfallsstatistikk fra renovatør må selv veie avfallet. De av dere dette gjelder bør registrere volumet jevnlig, men det er også mulig å gjennomføre en stikkprøve over en representativ periode på for eksempel to uker. Be konsulenten om tips. For å rapportere inn avfallsmengder legger du enkelt til de avfallstypene dere har, og tall på dette: Avfallskategoriene skal være mest mulig tilpasset deres behov. Dersom dere savner avfallskategorier setter vi veldig pris på å få beskjed om dette.
18 Utsnitt av avfallsindikatorer som skal fylles ut Velg avfallstyper og legg inn mengde. Dere kan ikke slette en avfallstype når den først er lagt til.
19 Her skriver dere inn tallene dere har på Glass og metall, ENTEN oppgitt i liter eller kilo (kg) Er pappen løst i kontainer eller er pappen løst i beholder (samlet i avfallsbeholder) eller er pappen komprimert (dette gjelder KUN for de virksomhetene som har komprimator). Når man har lagt til avfallstyper og rapportert så får man ut følgende i skjemaet: - Totale mengder kildesortert avfall, vette vises ved overskriften - Kildesortert avfall pr. årsverk, dette vises under mengdene - Totale mengder restavfall, dette vises ved overskriften - Restavfall pr. årsverk, dette vises under mengdene - Totale mengder avfall, dette vises nederst sammen med kildesorteringsprosenten For mer informasjon om ulike typer avfall og avfallspyramiden, se: eller Avfall er ikke en del av klimaregnskapet.
20 Energi Energi har blitt et av de aller viktigste miljøtemaene de siste årene. Behovet for redusert energibruk er stadig økende. Dette medfører at flere kommuner og andre aktører i økende grad vil etterspørre detaljert informasjon om energibruken til lokale virksomheter. På energi må man også velge energikilder og fylle inn mengder. Også her får man sammenligning mot bransjerapporter og konsern man eventuelt er tilknyttet Energi er en del av klimaregnskapet.
21 Transport Nå som klimaendringene brer om seg, blir det stadig mer fokus på våre transportvaner. Indikatoren flyreiser gjelder kun for tjenestereiser. Det å finne ut antall flytimer for en virksomhet kan være et omfattende og tidkrevende arbeid. Enten må dere selv føre oversikt over flyreiser dere gjennomfører, men ofte har også reisebyrået en oversikt over flyreisene virksomheten har gjennomført. For å fylle ut antall flyreiser gjør dere følgende: Finn antall flyreiser som er gjennomført i Norden (én reise inkluderer tur/retur), Europa og Verden og rapporter på dette. Det er også mulig å legge inn CO2 fra flyreiser direkte i Miljørapporten. Dette har ofte reisebyrået tilgjengelig og dere kan spør om det når dere bestiller flyreiser. Nb. Fyll inn enten flyreiser, eller CO2 utslipp. Fyller man inn begge deler blir det dobbeltrapportering. Når vi etterspør antall web møter/telefonmøter ønsker vi at dere skal oppgi møter som erstatter fysiske møter hvor det ville vært behov for transport. Transport er en del av klimaregnskapet. Tiltak og handlingsplan Tiltak og handlingsplaner er de absolutt viktigste delene av en miljørapport. Her har dere muligheten til å bevise at dere tar miljøarbeidet alvorlig, og at dere ønsker å gjøre en innsats. Dersom dere har valgt å la andre virksomheter få lese deres miljørapport, må dere passe på at sensitive forhold ikke blir omtalt i detalj. Eksempel på sensitive forhold kan være konkrete årsaker til sykefravær (medisinske diagnoser eller detaljerte opplysninger omkring operasjoner).
22 DEL DERES RESULTATER MED ANDRE! Ønsker du å se deres miljøprestasjoner og dele disse gode resultatene med flere? Etter at du har fylt ut miljørapporten får du automatisk en grafisk oversikt som viser din virksomhets miljøengasjement og samfunnsansvar. Her kan du også hente ut illustrasjoner og statistikk til internt og eksternt bruk i din virksomhet når dere skal vise til egne miljøresultater. For å finne frem den grafiske oversikten: Sørg for at den årlige Klima- og miljørapporten er levert. Gå inn i den leverte rapporten og trykk på følgende: Du kan også være på virksomhetssiden og scrolle ned til du kommer til følgende boks: Trykk på «Se statistikk». Når du skal dele resultatene med andre kan du enkelt gjøre dette på tre forskjellige måter: 1. Ved å øverst i høyre hjørne på denne siden velge «Skriv ut»-knappen, da kan du skrive ut eller lagre som PDF. PDFen kan se slik ut (denne er zoomet inn):
24 2. Du kan også eksportere resultatene til Excel (csv fil). 3. Du kan også dele resultatene ved å aktivere en offentlig lenke. For å aktivere lenken må du trykke på «på» og du kan da kopiere lenken som vises. Lenken kan du sende i e-post til andre eller dele på deres egen nettside. Vær oppmerksom på at den offentlige lenken kan brukes i anbud og lignende. Lenken inneholder ikke, i motsetning til PDFen, gjennomførte tiltak og handlingsplan. Den offentlige lenken kan se slik ut: Klimaregnskap Et klimaregnskap er som ethvert budsjett. Ulike poster på budsjettet måles i en felles enhet i økonomien brukes kroner, i miljøledelse brukes kilo CO2 og samles i en total sum. Dersom dere klarer å fylle ut de relevante temaene, har dere også gjort det nødvendige forarbeidet for å lage klimaregnskap. Miljøfyrtårn baserer klimakalkulatoren på klassifiseringen til Greenhouse Gas Protocol (GHG). CO2-kalkulatoren deler opp virksomhetens utslipp av CO2 i tre områder (scope). Disse er inndelt etter hvor utslippet foregår (i egen virksomhet eller hos andre virksomheter) og hvor stor innflytelse virksomheten har til å endre utslippene.
25 Hva er Scope 1, 2 og 3? Scope 1 er de direkte kildene til bedriftens utslipp av klimagasser. Scope 2 og 3 er de indirekte utslippskildene. Se vedlegg 3 for mer informasjon om GHG protokollen. Merk at bare en liten fraksjon av de indirekte utslippene (Scope 3) er inkludert. For de fleste virksomheter er dette den største bidragsyteren til klimafotavtrykket. De direkte utslippene omfatter utslipp fra egne kjøretøy og produksjon av energi til oppvarming (Scope 1). Indirekte utslipp omfatter utslipp fra produksjon av el og fjernvarme (kalles Scope 2) samt alle utslipp knyttet til å produsere de varer og tjenester som virksomheten konsumerer (Scope 3). I likhet med de fleste slike kalkulatorer, gir klimakalkulatoren til Miljøfyrtårn et forenklet bilde av en komplisert virkelighet. Dere må derfor behandle resultatet med forsiktighet. Dersom dere eller deres konsulent ønsker å benytte andre kalkulatorer eller regnskapsmetoder, er vi tilgjengelige dersom dere har spørsmål. Metodene må kunne kontrolleres av oss eller av sertifisøren. For å se deres klimaregnskap trykker man på følgende knapp, inne på deres egen statistikkside:
26 Klimaregnskapet som da vises ser slik ut: Foten øverst til høyre illustrerer siste års CO2 utslipp basert på siste års leverte Klimaog miljørapport. Nedover følger oversikt over utslippene fordelt på scope 1, 2 og 3. Til slutt vises et kakediagram som illustrerer hvor stor prosentandel av de totale utslippene. Stiftelsen Miljøfyrtårn har utarbeidet en klimastrategi, den kan lese ved å trykke på «Mer informasjon» til venstre for foten.
27 Illustrasjon Scope 1,2 og 3: Kilde: CO2focus Et godt klimaregnskap vil ikke bare hjelpe dere med å redusere egne utslipp, det legger også til rette for de som ønsker å kjøpe klimakvoter. Vi vil understreke at kvotekjøp er en kompensasjon for eget utslipp, og vi regner ikke dette som et miljøtiltak i ordets rette forstand. Vi oppfordrer alle til å være varsomme og å benytte offentlig anerkjente kompensasjonsordninger.
28 Skreddersøm av miljøindikatorer for Hovedkontorer Konsern, kommuner og fylkeskommuner som har tatt i bruk hovedkontormodellen kan nå legge til egendefinerte sjekkpunkter og indikatorer i miljørapporteringssystemet. Dette gir ledelsen effektive muligheter til å hente inn spesifikk og skreddersydd miljødata til virksomhetens rapporter og statistikker. For konkret pristilbud og mer informasjon, ta kontakt med Stiftelsen Miljøfyrtårn ved Arne Ranneberg-Nilsen, eller Geir Morten Holtan, Ofte stilte spørsmål Må vi levere årlig Klima og miljørapport? Svar: Ja, det er et krav i Krav til alle bransjer, Krav Id 7. Dette blir kontrollert av sertifisøren ved førstegangssertifisering og ved den 3-årige resertifiseringen. Når er fristen for innlevering av Klima- og miljørapporten? Svar: Fristen er satt til 1. april, men vi tar imot miljørapporter fortløpende. Vi blir sertifisert i Må vi likevel levere Klima- og miljørapport for 2016? Svar: Ja, Krav til alle bransjer forutsetter at det er utarbeides en miljørapport ved førstegangs sertifisering. Dere gjør lurt i å støtte dere på konsulenten i dette arbeidet. Vi er leietakere, og har ikke tilgjengelige energi- og/eller avfallstall. Skal vi fremdeles levere rapport? Svar: Ja, lever det dere kan. Dersom tallene ikke er tilgjengelige, må dere skrive i handlingsplanen hva dere vil gjøre for å skaffe til veie nødvendig informasjon innen neste år. Alle energi- og avfallstall skal være på plass innen resertifiseringen.
29 Vi har spørsmål angående Klima- og miljørapporten. Hvem henvender vi oss til? Faglige henvendelser sendes til konsulenten og/eller kommunen. Dersom ingen av disse kan hjelpe, kan dere kontakte eller Vedlegg Vedlegg 1: Lom om årsregnskap m.v. (regnskapsloven). Vedlegg 2: Lov om rett til miljøinformasjon og deltakelse i offentlige beslutningsprosesser av betydning for miljøet (miljøinformasjonsloven).