Brukerstyrt personlig assistent oppfølging og kontroll - PDF
Download "Brukerstyrt personlig assistent oppfølging og kontroll"
1 Brukerstyrt personlig assistent oppfølging og kontroll Forvaltningsrevisjon
2 INNHOLD Hovedfunn... 1 Anbefalinger... 2 Rådmannens kommentarer: INNLEDNING Problemstillinger Avgrensinger Vurderingskriterier Metoder i undersøkelsen KOMMUNEN SKAL FØLGE OPP OG FØRE KONTROLL MED PRIVAT LEVERANDØR Vurderingskriterier Organiseringen av brukerstyrt personlig assistanse (BPA) Samarbeid med Vestregionen Kontraktoppfølgingsmøter Leverandørenes kvalitetskontroll og rapportering Brukernes erfaringer Oversikt over klager og avvik fra leverandør Revisjonens vurdering og konklusjon KOMMUNEN SKAL FØLGE OPP VEDTAK OG FØRE KONTROLL MED TJENESTENE Vurderingskriterier Vedtak og brukervalg Kontroll av tjenestene Bytte av leverandør Revisjonens vurdering og konklusjon KOMMUNEN SKAL FØLGE OPP OG FØRE KONTROLL MED TIMEBRUK OG FAKTURAER Revisjonskriterier Utvikling og omfang av BPA i kommunen Oppfølging og kontroll av timebruk og fakturaer Revisjonens vurdering og konklusjon ER ORGANISERING AV BPA HENSIKTSMESSIG? Revisjonens vurdering og konklusjon KILDER... 1 Forsidebilde: Bærum kommune &info=2
3 Hovedfunn og anbefalinger HOVEDFUNN OG ANBEFALINGER Kontrollutvalget har vedtatt å gjennomføre en forvaltningsrevisjon for å undersøke kommunens organisering av arbeidet med brukerstyrt personlig assistent (BPA). 1 Revisjonen har fått i oppdrag å undersøke om brukerstyrt personlig assistent er hensiktsmessig organisert, og om kommunens kontroll av tjenester fra privat leverandør er god nok. Rapporten fokuserer på utfordringer på området. Hovedfunn Organiseringen av BPA fremstår som kompleks både faktisk og rettslig Oppfølging og kontroll av private leverandører er ikke tilstrekkelig målrettet Brukernes erfaringer kartlegges ikke, mange bytter til ny leverandør Avvik hos leverandør følges ikke tilstrekkelig opp ORGANISERINGEN AV BPA FREMSTÅR SOM KOMPLEKS BÅDE FAKTISK OG RETTSLIG Det er mange aktører som er involvert (kommunen, Vestregionen, leverandører, brukere, arbeidsledere og assistenter), og det er flere avtaler og ulike regelverk som regulerer forholdet. Tildelingskontoret har et overordnet ansvar for tjenestene som ytes av private leverandører. Det er revisjonens oppfatning at ansvarsfordelingen mellom teamene ved tildelingskontoret bør tydeliggjøres. Det bør gjøres klart hva teamene skal samarbeide om og hvem som gjør hva i oppfølgingen av kontraktene, slik at alle følger opp sin del av ansvaret. Revisjonen vil påpeke at ressurssituasjonen på området er sårbar for frafall av personale, og at dette er et område kommunen bør følge opp. MER MÅLRETTET OPPFØLGING OG KONTROLL Revisjonens oppfatning er at oppfølging og kontroll av leverandørene er god, men vil særlig påpeke at kommunen ikke har benyttet de muligheter som ligger i kontrakten til å anvende ulike verktøy i sin oppfølging og kontroll av leverandørene. Det er for eksempel ikke gjennomført stikkprøvekontroller hos leverandørene. Det er heller ikke etablert rutiner for når kommunen skal gå inn med slike kontroller. Kommunen har f.eks. ikke undersøkt om leverandørene har rutiner som sikrer at alle tjenesteutøverne har politiattest før tjenesten igangsettes, og at rutinene faktisk blir fulgt opp. Informasjon om tjenestene er utelukkende basert på informasjon fra leverandørene gjennom kontraktsoppfølgingsmøter og rapporteringer. BRUKERNES ERFARINGER KARTLEGGES IKKE Det er ikke gjennomført brukerundersøkelser eller benyttet andre metoder for å innhente brukernes erfaringer knyttet til tjenesten BPA siden Dette mener vi ikke er i tråd med kommunens satsningsområde i Handlingsprogram , tjenestekonsesjons-kontrakten eller regelverk. Det må avklares hvem som skal ha ansvar for eventuelle brukerundersøkelser i kommunen. 1 Kontrollutvalget møte sak 061/16 Valg av forvaltningsrevisjoner i Bærum kommune 1 Kommunerevisjonen
4 Hovedfunn og anbefalinger FLERE BYTTER LEVERANDØR Det har vært en stor økning i antall brukere som på eget initiativ bytter leverandør i tidsrommet samtidig som det er registrert få klager. Det er uklart om det lave antall klager kan ha sammenheng med at bruker heller bytter leverandør fremfor å klage eller om det skyldes andre forhold. Dette kan være en indikator på at klageordningen ikke fungerer slik den skal. Normalt vil det være enklere å klage på tjenesten for å få til en endring, enn å bytte leverandør. Et bytte kan derfor være uttrykk for misnøye med hvordan en enkelte leverandør ivaretar sitt arbeidsgiveransvar. Vi mener at årsaken til hyppige bytter bør undersøkes nærmere av kommunen. AVVIK HOS LEVERANDØR FØLGES IKKE OPP SYSTEMATISK Utgangspunktet er at kommunen følger opp med dialog der leverandørens virksomhet driftes uforsvarlig eller på andre måter er i strid med lov eller kontrakt. Hvis dialog ikke fører frem, bør kommunen ta i bruk andre virkemidler. Kommunen bør etablere rutiner for oppfølging av brudd på kontraktsvilkår/regelverk slik at det er klart for de ansatte hvilke tiltak som skal settes inn når. Rutinene bør ta utgangspunkt i kontrakten som gir anvisning på ulike virkemiddel ved kontraktsbrudd. For eksempel viser gjennomgang av referatene fra kontraktoppfølgingsmøtene at leverandørene over år ikke gjennomfører eller sjelden foretar gjennomgang av eget styringssystem. Anbefalinger Revisjonen foreslår at de folkevalgte vedtar følgende anbefalinger til rådmannen: 1. Oppgaver og ansvar ved tildelingskontoret bør tydeliggjøres og beskrives 2. Rådmannen bør foreta risikovurdering som grunnlag for å vurdere hvilke kontroller av private leverandører kommunen skal gjennomføre og når. Eksempelvis bør rådmannen gjennomføre stikkprøvekontroller som en del av fakturakontrollen. 3. Rådmannen bør innhente erfaringer fra brukerne eller pårørende, og særlig etterspørre årsak til leverandørbytter. 4. Rådmannen bør etablere rutiner for oppfølging av brudd på kontraktsvilkår/regelverk slik at det blir klart for de ansatte i kommunen hvilke tiltak som skal settes inn og når. Ledelsen bør påse at tiltakene virker. I høringssvaret fra Rådmannen går det frem at kommunen vil legge rapporten til grunn for internt forbedringsarbeid. Videre vil det iverksettes tiltak for å følge opp samtlige anbefalinger. Innen utgangen av 2017 vil kommunen følge opp anbefaling 1og 3. Rådmannen vil følge opp anbefalingene 2 og 4 gjennom økt kompetanse, systematisk oppfølging og årlig rapportering. Forvaltningsrevisjonen er utført av Kristin Løseth. Bærum kommune 2 Kommunerevisjonen
5 Hovedfunn og anbefalinger Rådmannens kommentarer: Kommunerevisjonen Rådhustorget SANDVIKA Deres ref.: Vår ref.: Dato: 17/185580/SOP Forvaltningsrapport BPA - rådmannens høringssvar Rådmannen takker for rapporten og vil legge denne til grunn for internt forbedringsarbeid. Organisering av brukerstyrt personlig assistanse (BPA) er kompleks som følge av at det her er en rekke private tjenesteytere i tillegg til kommunen. Brukere er selv arbeidsledere og styrer bruk av tildelt tid slik de selv ønsker. I kvalitetshåndboken for pleie- og omsorgstjenestene er det utarbeidet veileder for kontraktsoppfølging av tjenestekjøp. BPA inngår her. Rådmannen ser at det er behov for gjennomgang av eksisterende rutiner og at dagens system ikke i tilstrekkelig grad kartlegger erfaringer fra brukere, spesielt ved leverandørbytte. Rapportens anbefalinger er kommentert nedenfor. Ad 1. Oppgaver og ansvar ved tildelingskontoret bør tydeliggjøres og beskrives Alle rutiner gjennomgås for å sikre en tydelig ansvars og oppgavefordeling. Dette gjøres høsten Ad. 2. Rådmannen bør foreta risikovurdering som grunnlag for å vurdere hvilke kontroller av private leverandører kommunen skal gjennomføre og når. Eksempelvis bør rådmannen gjennomføre stikkprøvekontroller som en del av fakturakontrollen Tildelingskontoret vil øke kompetansen på risikovurderinger og revisjonsmetodikk. Risikovurderinger skal gjennomføres ved oppstart av konkurranse og planmessig, eks årlig pr. kontrakt. Gjennom risikovurdering vil det bli identifisert hvilke stikkprøvekontroller som bør gjennomføres for å bidra til bedret kontroll. Ad 3. Rådmannen bør innhente erfaringer fra brukerne eller pårørende, og særlig etterspørre årsak til leverandørbytter Brukerundersøkelse som omfatter alle brukere med vedtak om BPA (brukere hos kommunal og privat leverandør) planlegges gjennomført innen utgangen av året. Ved leverandørbytte vil saksbehandlere etterspørre årsak for bytte. Tiltaket iverksettes omgående. Bærum kommune 3 Kommunerevisjonen
6 Hovedfunn og anbefalinger 4. Rådmannen bør etablere rutiner for oppfølging av brudd på kontraktsvilkår/regelverk slik at det blir klart for de ansatte i kommunen hvilke tiltak som skal settes inn og når. Ledelsen bør påse at tiltakene virker. Det er utarbeidet veileder for kontraktsoppfølging som benyttes i dag. Denne vil bli ytterligere presisert i forhold til oppgaver, tiltak, reaksjoner overfor leverandør mv. Det er etablert rutiner for å følge opp brudd på kontrakt eller avvik hos leverandør. Disse vil bli ytterligere konkretisert i forhold til rapportering og oppfølging av avvik og klager. Rådmannen vil etterspørre en årlig rapportering i forhold til brukertilfredshet, klager, avvik og kontraktsbrudd. Med hilsen Erik Kjeldstadli rådmann Siri Opheim controller Dokumentet er elektronisk godkjent og trenger derfor ikke signatur Kopi til: Bente Molvær Nesseth Kristin Løseth Kristin Nilsen Lise Høilund Morten Mjølsnes Morten Svarverud Bærum kommune 4 Kommunerevisjonen
7 1. INNLEDNING Kontrollutvalget i kommunen har vedtatt å gjennomføre en forvaltningsrevisjon om brukerstyrt personlig assistent. 2 Forvaltningsrevisjonen har undersøkt følgende problemstillinger: Om BPA er hensiktsmessig organisert, og om kommunen følger opp og kontrollerer at kontrakten med leverandør følges slik at bruker mottar forsvarlige tjenester, om a. kommunen har etterspurt brukers erfaringer b. overgangen fra en leverandør til en annen fungerer hensiktsmessig for bruker kommunen følger opp og kontrollerer fakturaer og at bruker får riktig antall timer BPA Kontrollutvalget satte frist for avlevering til møte i kontrollutvalget 25. september Bakgrunnen for forslaget er blant annet tidligere omtale i media om problemstillinger knyttet til kommunens organisering av BPA og bruk av private leverandører, herunder konsekvenser for brukere og assistenter ved bytte av leverandør. Det fremgår av medieoppslag at skifte av leverandør av enkelte brukere den gangen ble oppfattet som svært krevende. 3 Kommunen har det overordnede ansvar for at tjenestene som bruker mottar, er av god kvalitet og i henhold til vedtak også der tjenestene ytes av private tilbydere. Kommunen må ha et system som sikrer god kontroll i oppfølgingen av privat leverandør. Formålet med undersøkelsen er å bidra til at regelverket og kontrakt følges, og at kommunen iverksetter den kontroll og setter inn de tiltak som kommunen finner nødvendig der det oppdages svikt eller fare for svikt hos private leverandører. 1.1 Problemstillinger Vi har valgt å dele inn rapporten i følgende problemstillinger: Kommunen skal følge opp og føre kontroll privat leverandør Kommunen skal følge opp vedtak og føre kontroll med tjenestene Kommunen skal følge opp og føre kontroll med timebruk og fakturaer Om kommunens organisering av BPA er hensiktsmessig I framstillingen under hver av problemstillingene vil vi først presentere relevante fakta vi har samlet inn, for deretter å vurdere fakta opp mot kriteriene. På bakgrunn av dette vil vi presentere våre funn og anbefalinger. 2 Kontrollutvalget møte sak 061/16 Valg av forvaltningsrevisjoner i Bærum Budstikke Bærum kommune 5 Kommunerevisjonen
8 1.2 Avgrensinger Det å kontrollere om kommunens organisering av BPA er hensiktsmessig, vil i utgangspunktet kunne bli en svært omfattende undersøkelse. På bakgrunn av kontrollutvalgets begrunnelse for valg av tema har vi valgt å begrense undersøkelsen til å omfatte kommunens oppfølging og kontroll av privat leverandør. Vi har ikke vurdert hvordan privat eller kommunal leverandører tilrettelegger sin virksomhet for å sikre forsvarlige tjenester til bruker i den konkrete sak, eller om den enkelte bruker mottar forsvarlige tjenester. Vi har ikke vurdert hvordan vedtakene evalueres, men at de evalueres. Vi har heller ikke sett på og vurdert kommunens kostnader knyttet til BPA. 1.3 Vurderingskriterier Vurderingskriterier er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsen. Vurderingskriteriene kan omfatte politiske vedtak, lovkrav, kommunens retningslinjer etc. som inneholder krav eller mål som skal oppfylles på området. Revisjonskriteriene for oppfølging og kontroll av leverandør av BPA er basert på følgende regelverk: Helse- og omsorgstjenesteloven 4 Pasient- og brukerrettighetsloven 5 Kommuneloven 6 Forskrift om kvalitet i helse- og omsorgssektoren 7 Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring 8 Tjenestekonsesjonskontrakten Kommunens handlingsprogram for Økonomireglementet Bærum kommune Gjennomgang av handlingsprogram og årsrapporter siste ti år, viser at de ikke inneholder andre kommunale vedtak/planer knyttet til BPA med relevans for denne undersøkelsen. Generelt om regelverket som regulerer kommunens plikter på området Kommunen har plikt til å tilby alle som bor eller oppholder seg i kommunen nødvendige helse- og omsorgstjenester. 10 Innbyggerne har tilsvarende rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester etter pasient- og brukerrettighetsloven. 11 Begrepet «nødvendig helse- og omsorgstjeneste» forstås som nødvendig hjelp med en forsvarlig standard basert på vurdering av den enkeltes behov. Det er kommunen som fatter vedtak om tjenester. 4 Lov Helse- og omsorgstjenesteloven 5 Lov Pasient- og brukerrettighetsloven 6 Lov Kommuneloven 7 Veileder til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten, Helsedirektoratet. 8 For Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring 9 Kommunestyret sak 106/15 Handlingsprogram jf. helse- og omsorgstjenesteloven jf. pasient- og brukerrettighetsloven 2-1a annet ledd Bærum kommune 6 Kommunerevisjonen
9 Kommunens sørge for ansvar etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-1 innebærer at kommunen kan organisere tjenesten som den selv finner hensiktsmessig. Kommunen kan yte tjenestene selv eller inngå avtale med offentlige eller private tjenesteytere om å yte tjenestene, for eksempel ved å benytte tjenestekonsesjonskontrakter, som er avtalen mellom kommunen som oppdragstaker og leverandør om kjøp av tjenester. Når kommunen tildeler tjenestekonsesjon til privat tjenesteyter anses kommunen som oppdragsgiver. Alle helse- og omsorgstjenestene som ytes etter loven skal være forsvarlige. 14 Kravet om at tjenestene skal være forsvarlige innebærer at en virksomhet skal følge beste praksis på området. Kommunen har plikt til å tilrettelegge for samhandling mellom ulike deltjenester innad i kommunen og med andre tjenesteytere, der det er nødvendig for å tilby tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven. 15 Lovverket stiller krav til hvordan kommunal- eller private leverandør skal tilrettelegge sine tjenester for å bidra til forsvarlige tjenester. Den som har det overordnede ansvaret for virksomheten skal sørge for at det etableres og gjennomføres systematisk styring av virksomhetens aktiviteter i tråd med forskrift om ledelse- og kvalitetsforbedring. 16 Kommunen skal sikre pasient- og brukerinnflytelse på system- og tjenestenivå innenfor den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Det er opp til den enkelte kommune selv å avgjøre hvordan arbeidet skal organiseres, og hvilke systemer som må etableres for å sikre innhenting av pasienters og brukeres erfaringer og synspunkter. Hvilke systemer som er mest hensiktsmessige vil kunne variere mellom kommuner og mellom ulike virksomheter. I framstillingen under hver av problemstillingene vil vi først presentere relevante fakta vi har samlet inn, for deretter å vurdere fakta opp mot kriteriene. Vurderinger foretas under hver av de fire problemstillingene. 1.4 Metoder i undersøkelsen Prosjektet er gjennomført og rapportert i samsvar med Standard for forvaltningsrevisjon. 17 Revisjonen har gjennomført intervjuer med 7 brukere. Vi har blant annet spurt brukerne om deres opplevelse av tjenesten, kontakten med kommunen, opplevelse av medvirkning, erfaringer med bytte av leverandør, utfordringer og eventuelt andre ting bruker har vært opptatt av. Vi har intervjuet ansatte i seksjon for tildeling- og forvaltning (tildelingskontoret), en avdelingsleder og to saksbehandlere i team funksjonshemmede og psykisk helse (heretter 12 Helse- og omsorgstjenesteloven 3-1 femte ledd 13 Forskrift om anskaffelser Helse- og omsorgstjenesteloven Helse- og omsorgstjenesteloven Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten 17 RSK 001, fastsatt av styret i Norges Kommunerevisorforbund Bærum kommune 7 Kommunerevisjonen
10 team funksjonshemmede), og to spesialrådgivere i PLO kontraktsteam (heretter kontraktsteam). Revisjonen har hatt samtale med kommunalsjef for pleie- og omsorg og seksjonssjef for tildelingskontoret. Vi har gjennomgått styringsdokumentasjon og referat fra kontraktsoppfølgingsmøter, og referat fra møter mellom kommunene i Vestregionen. Vi har videre innhentet tall som viser utviklingen i BPA i kommunen fra 2012 til KOMMUNEN SKAL FØLGE OPP OG FØRE KONTROLL MED PRIVAT LEVERANDØR 2.1 Vurderingskriterier Når tjenesten utføres av privat leverandør har kommunen ansvar for å følge opp og kontrollere at leverandørene leverer i tråd med avtalen. Kommunen har et overordnet ansvar for at tjenestene som ytes fra privat leverandør er i henhold til regelverket, og må ha systemer og rutiner som sikrer at tjenestene som ytes er forsvarlige. 18 Kommunen må gi nødvendig informasjon om bruker til tjenesteleverandør, om vedtaket og om eventuelle andre tjenester som bruker mottar. Formålet med kontrakten er å legge til rette for at kommunen ved tildelingskontoret sikres det innsyn i og den kontroll med BPA-ordningen som den finner nødvendig, herunder innsyn i og kontroll med tjenestekvalitet, HMS for assistentene og økonomi. 19 I kontraktsteamets kontroll inngår blant annet å føre tilsyn med om leverandør legger forholdene i virksomheten til rette på en måte som sikrer at regelverket etterleves og at tjenestene som ytes er forsvarlige (kontroll av leverandørens styringssystem og tjenestene som ytes). 20 Kommunen har frihet til å organisere tjenestene som den selv vil. Uavhengig av dette må ansvar og myndighet fordeles og det må etableres rutiner og retningslinjer for tilstrekkelig oppfølging og kontroll. For å sikre en betryggende oppfølging og målrettet kontroll av kontraktene bør kommunen foreta risikovurderinger. 21 Helse- og omsorgstjenestene er til for brukerne og pårørende. Kommunen må derfor ta utgangspunkt i deres behov og vurderinger når tjenestene skal planlegges, evalueres og utvikles. 22 Brukernes opplevelse og erfaringer kan gi kommunen viktig informasjon om fare for svikt og hvor kommunen bør sette inn tiltak. I brev fra Helse- og omsorgsdepartementet til landets ordførere inneværende år, vises det til kommunens plikt til å sørge for at representanter for pasienter og brukere blir hørt ved utforming av tjenestene og «at det etableres systemer for innhenting av pasienter og brukeres erfaringer og synspunkter». 23 I 18 Jf. Prop.91 L ( ) side 164 og Rundskriv nr. 1-9/2015 fra Helse- og omsorgsdepartementet. 19 Tjenestekonsesjonskontrakt pkt Jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring 21 Kommuneloven 23 annet ledd, jf. Veileder i anskaffelser av helse- og sosiale tjenester, Difi april Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring Helse- og omsorgstjenesteloven 3-10 Bærum kommune 8 Kommunerevisjonen
11 brevet understrekes kommunens ansvar for å lytte og ta på alvor de tilbakemeldinger som gis fra brukerne. 24 I kommunens handlingsprogram går det frem at et av kommunens satsningsområder er brukerdialog og brukermedvirkning. 25 Det er et krav i tjenestekonsesjonskontrakten at kommunen gjennomfører brukerundersøkelser. Vi legger følgende vurderingskriterier til grunn: Kommunen skal ha gode oppfølgings- og rapporteringssystem for å sikre at tjenestene er i samsvar med kontrakt og vedtakets formål, og det skal være klart for de ansatte hvem som har ansvar for hva i oppfølging av kontraktene Kommunen skal utarbeide en oversikt over områder med fare for svikt som grunnlag for oppfølging og kontroll Kommunen skal sørge for at det innhentes erfaringer fra brukerne for å få informasjon om opplevelse av tjenestens kvalitet Kommunen skal sette inn nødvendige tiltak ved kontraktsbrudd og påse at tiltakene virker 2.2 Organiseringen av brukerstyrt personlig assistanse (BPA) Tjenesten Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) er hjelp til personer med nedsatt funksjonsevne, med det formål at den som har et tjenestebehov skal få et mer selvstendig liv. 26 Den enkelte bruker, det vil si den som er innvilget BPA, påtar seg ansvaret for å organisere og gi innhold til tjenesten ut i fra sine behov og innenfor rammen av vedtaket. Det er vanligvis bruker som har arbeidslederrollen, men rollen kan også ivaretas av andre på vegne av eller i samarbeid med bruker, for eksempel foreldre med ansvar for mindreårige barn. BPA omfatter tjenestene praktisk bistand, opplæring og støttekontakt, samt avlastning til foreldre med hjemmeboende barn under 18 år med nedsatt funksjonsevne. 27 Loven gir på visse vilkår brukeren en rett til å få tjenestene organisert som BPA. 28 Rettigheten gjelder personer under 67 år som har et langvarig behov for personlig assistanse (over 2 år) og avlastning for barn i minst 32 timer per uke. Rettigheten gjelder også hvis behovet er over 25 timer per uke (men mindre enn 32 timer per uke) hvis det ikke medfører vesentlig økt kostnad for kommunen å organisere tjenestene som en BPA ordning. 29 Uavhengig av dette skal kommunen ha et tilbud om at tjenesten skal kunne organiseres som BPA. 30 Tjenestene ytes av assistent(er) som er ansatt i kommunen eller hos privat leverandør. I Bærum kommune er ansvar for tjenesten BPA lagt til pleie- og omsorgstjenesten ved tildelingskontoret. Seksjonen er direkte underlagt kommunalsjef for pleie- og omsorg og 24 Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet februar Arbeidet med utvikling av dialogbaserte former for brukerundersøkelser startet i 2015 (Handlingsplan ). 26 Rundskriv Nr. 1-9/2015 og IS 2313 Opplæringshåndbok brukerstyrt personlig assistanse BPA utgitt av Helsedirektoratet 27 jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstavene b 28 Pasient og brukerrettighetsloven 2-1 d 29 Opplæringsbok brukerstyrt personlig assistanse BPA 30 Jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-8 Bærum kommune 9 Kommunerevisjonen
12 ledes av en seksjonssjef. Hver avdeling ledes av en avdelingsleder, bortsett fra kontraktsteamet som inngår i avdelingens stab. Tildelingskontoret er inndelt i syv avdelinger hvorav tre helt eller delvis er involvert i planlegging, gjennomføring og oppfølging av BPA, 31 team funksjonshemmede, kontraktsteam og avdeling for PLO kontorfellesskap. Sistnevnte drifter den kommunale BPA tjenesten, og har ansvar for oppfølging av de kommunale assistentene. Bærum kommune har lagt til grunn en bestiller- utfører modell hvor det er innført et tydelig skille mellom forvaltning og myndighetsutøvelse på den ene siden og tjenesteproduksjon på den andre siden. Team funksjonshemmede har bestillerollen. Kontraktsteamet består av tre personer med ansvar for å inngå kontrakt og følge opp private leverandører ved å gjennomføre kontraktoppfølgingsmøter, føre statistikk og følge opp rapporteringer. En rådgiver i teamet har et spesielt ansvar for kontroll av BPA-faktura fra privat leverandør. Sentralt i kommunens oppfølging av kontrakten er årlige kontraktoppfølgingsmøter med leverandør, kontroll og oppfølging av leverandørenes egenrapporteringer, økonomioppfølging og månedlig fakturakontroll. Etter det revisjonen forstår har kontraktsteamet et midlertidig ansvar for kontraktsoppfølgingen. 32 Kontraktteamet skal følge opp leverandørene med dialog ved avvik. 33 I team funksjonshemmede er det i hovedsak fire saksbehandlere som har ansvar for BPA, to med ansvar for barn under 18 år og de øvrige med ansvar for voksne brukere. Ytterligere to saksbehandlere bidrar ved behov. Det settes inn vikarer for saksbehandler kun ved lengre fravær. Eventuelle hastesaker som kommer i saksbehandlers fravær løses ved at andre i teamet stepper inn og behandler saken. Tildelingskontorets ansatte fordeles brukere etter vedtak og adresser, og hver saksbehandler kan ha ansvar for å følge opp inntil 200 brukere. Tallet innbefatter også ansvar for brukere med andre tjenester enn BPA. Det gjennomføres saksbehandlingsmøter (teammøte) en gang pr uke. Team funksjonshemmedes ansvarsområde beskrives i ulike dokumenter. Teamet har blant annet ansvar for å fatte og evaluere vedtak, og følge opp enkeltbrukere ved å svare på spørsmål om vedtak, omfang reiser mv. 34 Hovedansvarsområdet er nærmere beskrevet i avdelingens generelle stillingsinstruks. Der går det frem at avdelingen blant annet skal gi brukere og innbyggere råd og veiledning, og «samhandle med utøvende tjenester for å sikre at tjenestetilbudet er i samsvar med brukers behov over tid». 35 I intervju med avdelingens saksbehandlere gis det uttrykk for at det er klart hva som er den enkeltes oppgaver og hvem som skal gjøre hva. Revisjonen kan imidlertid ikke finne dokumenter som tydeliggjør team funksjonshemmedes rolle og ansvar i kontraktsoppfølgingen Veileder for kontraktsoppfølging av tjenestekjøp innen Pleie- og omsorg i Bærum kommune fra 2014 (heretter Veileder for kontraktsoppfølging) 33 Jf. «Ansvarsfordeling i forhold til oppgaver knyttet til tjenesten BPA» 34 Intranett «Ansvarsfordeling BPA» under «Håndbøker Tildeling og forvaltning» 35 Saksbehandlers stillingsinstruks (linker til ansattportalen er ikke tilgjengelig for de folkevalgte) Bærum kommune 10 Kommunerevisjonen
13 Team funksjonshemmede kontakter kontraktsteamet hvis de har informasjon eller mistanke som kan tyde på at kvaliteten på tjenestene som leveres ikke er god nok. Flere ansatte på tildelingskontoret som revisjonen har snakket med sier at det er samarbeid mellom teamene og at det er kort vei mellom kontorene. Etter det revisjonen kjenner til finnes ingen formaliserte rutiner som regulerer team funksjonshemmedes samarbeid med kontraktsteamet. Revisjonen har innhentet informasjon om styringsdokumenter og rutiner på nettsidene til pleie- og omsorgstjenesten. Flere rutiner er ikke oppdatert og det er uklart om alle er i bruk. 2.3 Samarbeid med Vestregionen Bærum kommune har inngått et samarbeid med 15 kommuner i Vestregionen om brukervalg av brukerstyrt personlig assistanse. Bakgrunnen for samarbeidet er å styrke kommunenes rolle som profesjonell bestiller av BPA tjenester. 36 Kommunene har jevnlige møter og utfordringer tas opp gjennom Vestregionen sentralt. 37 Kommunene i Vestregionen har inneværende periode lyst ut tjenestekonsesjoner for tre år med mulighet for å kreve ettårig forlengelse med inntil to år. Maksimal kontraktsperiode er derved fem år inklusive opsjoner. 38 Norsk Standard ga ut en standard BPA konsesjonskontrakt, da konsesjon ble utlyst første gang. Etter en vurdering den gang ble det besluttet at Vestregionens kontraktsmal skulle brukes, da det juridiske innholdet i Vestregionens kontrakt i all hovedsak var i samsvar med kontrakten fra Norsk Standard. Bærum kommune har imidlertid gjort noen presiseringer og tilføyelser i kontrakten. Konkurranse ble første gang kunngjort i 2012 med varighet ut Kommunens samarbeid med Vestregionen ble evaluert i 2014 og besluttet videreført i Sektorutvalg for bistand og omsorg 16. mai Ny tjenestekonsesjon ble gjennomført med oppstart av nye leverandører i januar 2016 med varighet til og med 31.desember Kontraksteamet skal samarbeide med Vestregionen. Etter det revisjonen kjenner til foreligger ingen formaliserte rutiner for dette samarbeidet. 40 Leverandørene I Bærum kommune kan brukerne velge mellom syv ulike leverandører. Brukere som er innvilget BPA kan velge mellom de private leverandørene som Vestregionen har inngått 36 Jf. rapporten «Brukerstyrt personlig assistanse(bpa) Status for ordningen og prinsipper for god organisering», utarbeidet av en arbeidsgruppe nedsatt av kommunene i Vestregionen, mars «Orientering om kunngjøring av tjenestekonsesjon brukervalg for brukerstyrt personlig assistanse», møtedato 2.mars Jf. tjenestekonsesjonskontrakt 39 Jf. Notat til rådmannsgruppen i Vestregionen datert Bærum kommune 11 Kommunerevisjonen
14 avtale med eller Bærum kommune som leverandør av tjenestene. Ordningen innebærer at bruker kan velge bort en leverandør om han eller hun ikke er fornøyd med tjenesten. Leverandør vil likevel alltid være ansvarlig for at tjenesten til den enkelte bruker er forsvarlig. Kommunen har på sin side et overordnet ansvar for at tjenestene som ytes av private leverandører er forsvarlige og i henhold til brukers vedtak. 41 Arbeidsgiveransvaret kan ligge hos kommunen, hos privat tjenesteleverandør eller hos bruker. 42 Beslutningen om hvem som kan være arbeidsgiver ligger hos kommunen. I Bærum kommune er det privat leverandør som ivaretar arbeidsgiveransvaret for assistentene der bruker har valgt privat leverandør. 43 Bærum kommune er arbeidsgiver der bruker har valgt kommunen som sin leverandør. Det sendes ut tilbudsinnbydelse til leverandørene, med invitasjon om å inngi tilbud på tjenestekonsesjon for tjenesten praktisk bistand organisert som BPA. Bare tilbud som er levert av kvalifiserte leverandører og som innfrir de obligatoriske krav som angitt i tilbudsforespørselen med vedlegg, blir vurdert opp mot tildelingskriteriene. 44 Leverandør mottar ikke noe fast beløp fra kommunen, og garanteres heller ikke noe minstevolum av tjenester, da dette avhenger av brukernes valg. Når kommunen inngår kontrakt formidles ikke selve vedtaket til leverandør, men det skal i følge kontrakten utarbeides et bestillingsskjema som angir antall innvilgede timer og hvilke formål timene skal benyttes til. Leverandør har ansvaret for at oppdraget gjennomføres etter bestilling. Ved inngåelse av tjenestekonsesjonskontrakt stilles det ikke krav om å følge de detaljerte reglene i forskrift om offentlige anskaffelser, men grunnleggende krav til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i henhold til lov om offentlige anskaffelser skal ivaretas. 45 I Bærum har 39 brukere valgt kommunal leverandør. Av de private leverandører er brukere er fordelt som følger: Aleris: 13 ASOR: 5 Human Care Assistanse: 23 Hav AS: 24 Uloba: 44 Unicare: 3 Kommunen har egenbetaling for praktisk bistand (med unntak av personlig hjelp). Dette er 41 Tjenestekonsesjonskontrakt punkt Opplæringshåndbok brukerstyrt personlig assistanse BPA, IS-2313, utgitt av Helsedirektoratet 43 Jf. Tjenestekonsesjonskontrakt pkt Jf. Tilbudsinnbydelsen, arkivsak 15/ Rundskriv nr. 1-9/2015 fra Helse- og omsorgsdepartementet, se imidlertid FOR Konsesjonskontraktforskriften med ikrafttreden Tallene bygger på en oversikt over antall BPA-brukere per , mottatt fra kontraktsteam Bærum kommune 12 Kommunerevisjonen
15 ikke innført for BPA-tjenesten. Kommunen har foreslått at det innføres standard egenbetaling etter minstesats for alle brukere med inntekt under 2,5 G. 47 Barn 0-18 Unge voksne Voksne Eldre over Brukere med BPA fordelt på aldersgrupper, privat og kommunal leverandør Kontraktoppfølgingsmøter Det første møtet mellom kontraktsteam og leverandør gjennomføres 2-3 måneder etter oppstart. I perioden 2012 til 2015 er det gjennomført årlige kontraktoppfølgingsmøter. Kommunen har i 2016 økt antall møter fra ett til to per år for å sikre god kommunikasjon og oppfølging. En ansatt i kontraktsteamet opplyser at møtene er gode arenaer for å knytte tettere kontakt med leverandørene, det gir større forståelse for begge parter og gjør det enklere med åpenhet når det er saker som må tas opp. 49 Hyppigere møter vurderes ved avvik. Rådgiverne i kontraktsteamet opplyser at teamet har utarbeidet en veileder for kontraktsoppfølgingsmøter med private leverandører som brukes i oppfølgingen og tilpasses den aktuelle leverandør. Før møtet med kommunen mottar leverandør en mal med spørsmål som skal fylles ut og besvares. Spørsmålene omhandler samarbeid, faglige krav og arbeidsgiveransvaret/ økonomisk/kommersielle krav. Spørreskjemaet med svar er agenda for kontraktsoppfølgingsmøtet med kommunen og blir systematisk gjennomgått på møtet. Minst en fra kontraktsteamet og en fra team funksjonshemmede er til stede under møtet. Dersom det fremkommer informasjon om avvik eller fare for avvik tas dette opp. I noen tilfeller diskuteres saken ferdig på møtet. I andre tilfeller følges saken opp inntil saken kan avsluttes. 50 Det fremgår av veilederen at det fortløpende og minst årlig skal foretas risikovurderinger av kontraktene innen Pleie- og omsorg, knyttet til lønns- og arbeidsforhold. Revisjonen har ikke opplysninger om kommunen gjennomfører andre risikovurderinger med utgangspunkt i kunnskap om den enkelte leverandør. 47 Handlingsprogram Oversikt mottatt pr e-post fra tildelingskontoret E-post fra kontraktsteamet E-post fra kontraktsteam Bærum kommune 13 Kommunerevisjonen
16 Krav om politiattest Arbeidsgiveransvaret innebærer blant annet at leverandør skal sørge for at alle som tjenestegjør som assistenter for barn og personer med psykisk utviklingshemming skal vise frem politiattest før tjenesten settes i gang. Det er leverandør som etter kontrakten skal sørge for dette. I første kontraktsoppfølgingsmøte med leverandør i 2016 mangler rundt halvparten av leverandørene politiattester for sine assistenter. En leverandør viser til at det er oppdragsgiver som skal varsle når attest skal innhentes og en leverandør viser til uklarhet rundt oppbevaring. Alle leverandørene opplyser at de har politiattester ved det andre kontraktsoppfølgingsmøte, og ansatte i kommunen sier i intervju at de «har tillit til» at leverandør følger opp kravet om politiattest Leverandørenes kvalitetskontroll og rapportering I tilbudsinnbydelsen krever kommunen at leverandørene har et godt og velfungerende system for kvalitetsstyring for de ytelser som skal leveres. 52 Leverandørene gjør rede for sitt system for kvalitetsstyring i forbindelse med tilbudsinnbydelsen, og har i utgangspunktet fått det godkjent ved tildelingen. Leverandør skal følge opp ved å rapportere egne «kvalitetskontroller og korrigering av tiltak i samsvar med egne kvalitets- og styringsdokumenter». 53 Revisjonen har mottatt referat fra kontraktsmøtene fra 2012 til og med 2016, med unntak av to fra 2013 som det ikke foreligger referat fra. Vår gjennomgang av referatene viser at slike rapporteringer bare har skjedd unntaksvis i denne perioden. 54 En av seks private tilbydere har gjennomført interne kvalitetskontroller i Det fremkommer ikke av referatene hvilken dialog som har vært knyttet til leverandørenes kvalitetskontroller. Det er ikke gjennomført tilsyn eller annen kontroll av leverandørenes kvalitetssystem i perioden. Leverandørene avgir kvartalsvise rapporteringer til kontraktsteamet knyttet til kvalitet. 55 Det foreligger et eget skjema for kvartalsrapportering hvor leverandør svarer på spørsmål som antall avvik, klager, kontinuitet og dekning av behovet for assistenter, brukerundersøkelser, personell og økonomi. Skjemaet sendes fra leverandør til kommunen. All informasjon som oversendes anonymiseres. Kommunen kan be om mer fullstendig informasjon ved behov, eller hyppigere rapportering, for eksempel ved oppstart av kontrakt. I Bærum kommune rapporterer leverandørene månedlig første året etter inngått kontrakt. Ansatte i kontraktsteamet opplyser at dersom det er forhold som virker uklare, eller det framgår at det er eller kan være fare for at kvaliteten ikke er forsvarlig, følges dette opp. 56 Annen kontroll Kommunene i Vestregionene gjennomfører inneværende år en revisjon knyttet til opplæring og oppfølging av arbeidsledere og assistenter for de private leverandørene. I tillegg 51 Tjenestekonsesjonskontraktens punkt Tilbudsinnbydelsen krav 7 53 Tjenestekonsesjonskontrakt punkt Referat fra kontraktsoppfølgingsmøter i tidsrommet Tjenestekonsesjonskontrakt punkt E-post fra kontraktsteam Bærum kommune 14 Kommunerevisjonen
17 gjennomføres kontroll av lønns- og arbeidsvilkår hos alle leverandørene. Endelig rapport for begge undersøkelsen skal foreligge i løpet av Kontrakten legger opp til at kommunen kan foreta måling av kvalitet ved bruk av indikatorer, 57 det vil si indikatorer som skal gi informasjon om kvaliteten på tjenesten som brukeren får. Kontraktsteamet opplyser at enkelte av punktene i kvartalsoppfølging- og kontraktsoppfølgingsskjemaet er indikatorer som sykefravær, kompetanse, språk, klager og avvik Brukernes erfaringer Både kommunen og leverandørene har et ansvar for å kontrollere om bruker opplever at tjenestene har god kvalitet. 59 Kommunen gjennomførte en brukerundersøkelse i 2013 i regi av utviklingsenheten. Den gangen var det få respondenter og med en svarprosent på 41 %. Det var andre leverandører enn i dag, med unntak av èn. Kommunen har ikke foretatt brukerundersøkelse om BPA etter Det er ikke gjennomført brukerundersøkelser i regi av kontraktsteamet. Revisjonen oppfatter at saksbehandlerne vi har intervjuet mener at kommunen sentralt har ansvar for å gjennomføre brukerundersøkelser. Det fremkommer i referat fra kontraktoppfølgingsmøtene at 2 av 6 leverandører gjennomførte brukerundersøkelser i løpet av 2016, det vil si etter at det ble inngått avtale med nye leverandører. I følge gjennomgang av kontraktoppfølgingsmøtene i tidsrommet er det ikke gjennomført brukerunderundersøkelser hos den av leverandørene som fikk fornyet avtale i Ingen av leverandørene har gjennomført årlige undersøkelser i perioden. 60 Det er tidligere oppnevnt brukerråd i kommunen. Mandatet for brukerrådet er å behandle og gi råd til tjenesteleder i saker som vedrører tjenestens kvalitet og innhold. Revisjonen har fått opplyst gjennom intervju med ansatte og brukere, at det ikke lenger eksisterer et brukerråd i kommunen. 61 Det er uklart for revisjonen når dette opphørte. 2.7 Oversikt over klager og avvik fra leverandør Klager Leverandør skal informere og legge til rette for at brukerne eller pårørende kan klage og gi tilbakemelding på tjenestens kvalitet så ofte de måtte ønske. Leverandør skal registrere og behandle alle former for tilbakemeldinger på kvalitet. Leverandør skal sammenstille tilbakemeldingene skriftlig, angi plan for tiltak og sende dette samt tilbakemeldingene til kommunen umiddelbart. 57 Tjenestekonsesjonskontrakt punkt E-post fra kontraktsteam Jf. tjenestekonsesjonskontrakt punkt Referat fra kontrakoppfølgingsmøte Kvalitet og internkontroll i PLO, rutine fra 2012 om brukerråd og brukermedvirkning Bærum kommune 15 Kommunerevisjonen
18 En gjennomgang av referat fra kontraktoppfølgingsmøtene i perioden viser at det gjennomgående er meldt om få klager til leverandørene. Dette bekreftes av de ansatte i kommunen. Fire av seks leverandører har mottatt klager i To av leverandørene har oversendt klagene til kommunen. 62 Svært få klager kom fra brukerne selv. Klagene kom i hovedsak fra assistentene og gjaldt forhold knyttet til assistentens arbeid (manglende opplæring og oppfølging, lønn og oversikt over brukte timer). 63 Avvik Leverandør skal ha system for håndtering av avvik. Alle former for avvik skal registreres og behandles. Oppsummerte avvik skal rapporteres til kommunen. Kommunen skal følge opp mottatte oversikter over avviksmeldinger. Tre (av seks) leverandører har meldt ett avvik hver i løpet av En rådgiver i kontraktsteamet sier i intervju at de «ønsker mer av dette fra leverandørene». 2.8 Revisjonens vurdering og konklusjon Vi gir en samlet vurdering av kommunens organisering under punkt 5.1. I dette kapittelet gir vi en vurdering av kommunens oppfølging av privat leverandør. Kommunen har et overordnet ansvar for at tjenestene er forsvarlige. Formålet med kontrakten er «å legge til rette for at oppdragsgiver sikres det innsyn i og den kontroll med BPA ordningene som kommunen vurdere som nødvendig, herunder innsyn i og kontroll med tjenestekvalitet; HMS for assistentene og økonomi». Vår gjennomgang viser at kontraktsteamet følger leverandørene tett opp med møter og rapporteringer. Referat fra møtene bekrefter at punktene i malen som sendes leverandør i forkant av møtene er gjennomgått. Revisjonen oppfatter det slik at leverandørene rapporterer innen avtalte frister, og kontraktens krav til antall møter er gjennomført. Risikovurderinger For å få en mer målrettet oppfølging og kontroll av kontraktene mener revisjonen at det bør foretas risikovurderinger for å beslutte om noen av leverandørene bør følges tettere opp. Kommunen bør vurdere «hvor skoen trykker» hos leverandørene generelt og den enkelte leverandør spesielt, basert på informasjon om registrerte avvik, dokumentkontroller og kontraktoppfølgingsmøter. Erfaringer fra kommunal leverandør av BPA vil også være relevant informasjon. 64 Hyppigheten av kontrollene utover det som er kontraktsfestet bør skje etter en tilsvarende vurdering, jf. kommunens egne styringsdokumenter. 65 Eksempel på et sårbart område er kravet om politiattester. Det første kontraktoppfølgingsmøtet med nye leverandører i 2016 viser at flere av leverandørene mangler politiattester for sine ansatte, og det fremkommer opplysninger i referatene som kan 62 Referat fra kontraktoppfølgingsmøter E-post fra kontraktsteam Kvalitet- og ledelsessystem, Pleie- og omsorg (PLO), Bærum kommune 16 Kommunerevisjonen
19 tyde på uklarhet rundt ansvarsforhold og oppbevaring. Manglende politiattester er brudd på helse- og omsorgstjenesteloven og kan få alvorlige følger for bruker. 66 Etter revisjonens vurdering burde kommunen på bakgrunn av informasjon om manglende politiattester foreta en nærmere undersøkelse, for eksempel i form av stikkprøver hos aktuelle leverandører, for å sikre at kravet til politiattester er ivaretatt. Klage på tjenester fra leverandør Revisjonen konstaterer at leverandørene melder om få klager på tjenestene som er levert. Det kan bety at brukerne i all hovedsak er fornøyd med tjenestene, men kan også innebære en risiko for det motsatte. En årsak til det lave antall klager kan være at terskelen for å melde innkomne klager til kommunen er satt for høyt av leverandør, eller at brukerne ikke har fått nødvendig informasjon om klagemuligheten. Det kan også bety at bruker bytter leverandør fremfor å klage (se kapittel 3.5 i rapporten). Dette bør undersøkes nærmere av kommunen. Brukernes erfaringer Det er ikke gjennomført brukerundersøkelser eller benyttet andre metoder for å innhente brukernes erfaringer knyttet til tjenesten BPA siden Dette mener vi ikke er i samsvar kommunens satsningsområde eller kontrakt, (se også kapittel 3.7 i rapporten). Håndtering av brudd på kontrakt/avvik Utgangspunktet er at kommunen skal følge opp med dialog der leverandørens virksomhet driftes uforsvarlig eller på andre måter er i strid med lov eller kontrakt. Hvis dialog ikke fører frem må kommunen ta i bruk andre virkemidler. Kommunen bør etablere rutiner for oppfølging av brudd på kontraktsvilkår/regelverk slik at det er klart for de ansatte hvilke tiltak som skal settes inn når. Rutinene bør ta utgangspunkt i kontrakten som gir anvisning på ulike virkemiddel ved kontraktsbrudd. For eksempel viser gjennomgang av referatene fra kontraktoppfølgingsmøtene at leverandørene over år ikke gjennomfører eller sjelden gjennomfører kvalitetskontroller. Dette er brudd på forskrift om ledelse- og kvalitetsforbedring og i strid med forutsetningene i kontrakten. Ny forskrift krever at en virksomhet minst årlig foretar en gjennomgang av styringssystemet. 67 Virksomhetens egen kvalitetskontroll skal bidra til å sikre at styringssystemet virker som forutsatt. Den skal bidra til kontinuerlig forbedring ved at praksis endres der den er i strid med lovkrav eller ikke fungerer slik den skal. Revisjonen kan ikke se at kommunen har påpekt avviket eller bedt om tilbakemelding på hvilke tiltak leverandørene har tenkt å iverksette for at kvalitetskontrollene blir gjennomført Jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring 8f Bærum kommune 17 Kommunerevisjonen
20 3. KOMMUNEN SKAL FØLGE OPP VEDTAK OG FØRE KONTROLL MED TJENESTENE 3.1 Vurderingskriterier Tildelingskontorets hovedmål er «å forvalte kommunens ressurser på en god måte slik at brukere som har behov for det får de tjenester de rettmessig har behov for til riktig tid og sted.» 68 Når tjenesten utføres av privat leverandør har kommunen ansvar for å følge opp og kontrollere at leverandørene leverer i tråd med brukers vedtak. Kommunen må ha systemer og rutiner som sikrer at tjenestene som ytes er forsvarlige og at regelverket for øvrig følges. 69 Kommunen skal informere om vedtak og brukervalg og følge opp og kontrollere om det er samsvar mellom vedtak og fakturerte tjenester. Denne kontrollen krever samarbeid internt. 70 Teamene ved tildelingskontoret skal blant annet samarbeide om gjennomføring av kontraktoppfølgingsmøter og oppdatering/evaluering av vedtak. Kommunen skal innhente erfaring fra brukere og pårørende som ledd i sitt forbedringsarbeid. 71 Uavhengig av organisering skal ansvar og myndighet fordeles og rutiner og retningslinjer etableres. Vi legger følgende vurderingskriterier til grunn: Kommunen skal informere om vedtak og brukervalg Kommunen skal samarbeid internt om oppfølging og kontroll av tjenestene fra privat leverandør, og det skal være klart for de ansatte hvem som har ansvar for hva i oppfølgingen Kommunen skal behandle klager Kommunen skal evaluere vedtaket Kommunen skal innhente erfaringer fra brukere og pårørende i sitt forbedringsarbeid 3.2 Vedtak og brukervalg Bruker skal få informasjon om vedtak og brukervalg Kommunen yter tjenesten BPA der det vurderes som hensiktsmessig. Alle brukere som er innvilget tjenesten mottar et tidsbegrenset vedtak på inntil 1 år. Tildelingskontoret informerer arbeidsledere om vedtak og brukervalg før vedtak fattes. Når tjenesten er innvilget innkalles søkere og foreldrene/arbeidsledere til en samtale for å informere om vedtaket og om brukervalg. Der bruker ikke selv ønsker å velge, vil kommunen automatisk stå som leverandør. Saksbehandlerne og kommunens nettsider gir informasjon om de ulike leverandørene. Flere brukere som revisjonen har snakket med gir uttrykk for at Jf. Prop.91 L ( ) side 164 og Rundskriv nr 1-9/2015 fra Helse- og omsorgsdepartementet 70 Helse- og omsorgstjenesteloven Forskrift om ledelse- og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten Bærum kommune 18 Kommunerevisjonen
21 informasjonen fra kommunen er god ved innvilgelse av bistand og valg av leverandør. Noen brukere gir imidlertid uttrykk for at de ikke vet hvem de skal henvende seg til og hvilke spørsmål kommunen kan bistå med. Kontakt med bruker Saksbehandler ved tildelingskontoret opplyser at det i praksis gjennomføres ett møte med bruker i tilknytning til vedtaket. Ut over dette er det kontakt mellom kommune og bruker ved behov, det vil si at vedtaket «ruller og går». Revisjonen får opplyst at hver bruker har en kontaktperson i kommunen. Kontaktperson og kontaktinformasjon skal stå i brukers vedtak. Revisjonen har intervjuet syv brukere. De fleste sier at de vet at de kan ringe kommunen ved behov. To av syv brukere sier at de ikke har hatt kontakt med kommunen i vedtaksperioden, og en gir uttrykk for at vedkommende ikke vet om noen kontaktperson i kommunen og om det er mulig å ta kontakt. 3.3 Kontroll av tjenestene Kontraktoppfølgingsmøter Tildelingskontoret har utarbeidet to veiledere for kontraktsoppfølging. Begge regulerer kontraktsoppfølgingsprosessen når kommunen inngår avtale om kjøp av enkeltplasser, kompetanse/personellressurser til kommunens tjenestested eller inngår kontrakter om institusjons- og/eller dagsenterdrift. 72 Kontraksteamet legger til grunn den av veilederne som gjelder kontraktsteamet ved oppfølging av kontraktene. Den andre veilederen beskriver brukeransvarliges ansvar i kontraktsoppfølgingsprosessen. 73 Revisjonen får opplyst i intervju at sistnevnte veileder ikke er gjelder oppfølging av brukere med tjenesten BPA. Etter det revisjonen forstår foreligger ingen andre tilsvarende rutiner for oppfølging. I intervju opplyses det at en saksbehandler fra team funksjonshemmede alltid deltar under kontraktoppfølgingsmøtene med leverandør, for å svare på eventuelle spørsmål om bruker. Internt oppfølgingsverktøy Det opplyses i intervju at team funksjonshemmede har tilgang til internt oppfølgingsverktøy i Sikker sone. Dette inneholder en oversikt over timeantall pr bruker som sendes fra leverandør til kontraktsteam som ledd i månedlig fakturakontroll. Saksbehandler kan gå inn og se hva som er brukt av timer i vedtaksperioden og kontrollere antall timer opp mot vedtak. Dersom vedtaket endres skal saksbehandler skrive dette inn i kommentarfeltet i Sikker sone (se rapportens kapittel 4.3). I intervju opplyses det at oversikten ikke blir gjennomgått systematisk av saksbehandlerne i team funksjonshemmede. Det opplyses videre at både avdelingsleder i teamet og/eller rådgiver i kontraktsteamet gir påminnelser og oppfordring om å gjennomgå listene regelmessig. Dersom det er registrert flere timer enn det er fattet vedtak om skal saksbehandler kontakte bruker om dette. Tilsvarende gjelder ikke dersom 72 Veileder for kontraktsoppfølging av tjenestekjøp innen Pleie- og omsorg i Bærum kommune, Kontraktsteam, revidert Veileder for kontraktsoppfølging av tjenestekjøp innen Pleie- og omsorg i Bærum kommune, saksbehandler ved Tildelingskontoret, revidert Bærum kommune 19 Kommunerevisjonen