Elevregister – elektronisk innsyn | oVe
Elevregister – elektronisk innsyn
Grunnskolens Informasjon System (GIS) var et administrasjonssystem for skolene i Bergen kommune. Hver skole hadde systemet på en stasjonær PC. Administrasjonssystemet for skolene ble brukt til registrering av elever og foresatte, klassesammensetning, personale (lønn og fravær), osv. Systemet sendte jevnlig data via disketter til kommunale fellessystemer med data om personalets fravær, lønn med mer.
Systemet ble tatt i bruk i 1995. Noen skoler har registrert inn data fra tidligere år. Bruken ble avsluttet ved skoleåret 2002-2003, da skolesystemet Extens overtok.
Ved avlevering av data til byarkivet ble GIS-data fra 91 skoler bearbeidet og lagret på CD-plater. Disse ble samlet i en felles fil og overført til Bergen Byarkiv. Datene fra denne filen ble så behandlet og overført til byarkivets Elektroniske Innsynsløsning som er tilgjengelig via kommunens intranett.
Alle dataene er også deponert i format for elektronisk langtidslagring, noe som er pålagt.
Innsyn skole & barnehage
GIS er en del av byarkivets Innsynsløsning. Databasen ligger på server hos IKT Drift i Bergen kommune. Løsningen er tilgjengelig for ansatte via kommunens intranett.
Tilgang til GIS får man via Bergen Byarkivs Innsynsløsning under fanen Skole & Barnehage.
Se artikkel om Elektroniske arkiv.
Innsyn GIS
GIS inneholder tabeller om:
skoler med hvilken periode skolen har data fra
elever og deres foresatte pr. skole
personale pr. skole
kobling til klasser for lærere som har vært klasseforstander
Innsynsløsningen for GIS egner seg godt til å søke opp klasselister for elever som skal ha gjenforeningssamling for avgangsklasse fra barne- eller ungdomsskolen. Via enkle søk på skole, år og klasse kommer det opp en liste over elevene. Listen kan enkelt overføres til excel-format og sendes elektronisk til bestiller.
Ved skoleåret 1997/1998 ble det innført 7-årig grunnskole i Norge, noe som påvirket søk på avgangsklasser. 6.klasse inneholder avgangselever til og med skoleåret 1996/1997 på barnetrinnet og 9.klasse på ungdomstrinnet. Mens 7.klasse inneholder avgangselever fra og med skoleåret 1997/1998 på barnetrinnet og 10.klasse på ungdomstrinnet.
En del elever vil også finnes i den elektroniske innsynsløsningen for systemet BAR-NET som inneholder barn som har hatt plass i barnehage og SFO (skolefritidsordning).
Byarkivet er ansvarlig for kommunens elektroniske arkiv. Målet er derfor å kunne ta vare på elektronisk datasystemer selv om maskinvare, programvare og operativsystemer skiftes ut.
Ansatte i Bergen kommune som har behov for å gjøre oppslag angående skoler, elever og klasselister, kan få tilgang til modulen GIS iInnsynsløsningen. Det vil i hovedsak være personer som jobber med skolesaker og elever. Tilgang opprettes etter søknad til systemansvarlig ved Bergen Byarkiv.
Kommunale brukere som ønsker tilgang til GIS i Innsynsløsningen, må via sin avdelingsleder sende bestilling til Bergen Byarkiv. Brukere får deretter tilgang og kobler seg opp via eget ikon på dataskjermen. Det er utarbeidet et bestillingsskjema.
En elev finnes ofte flere ganger i registrert, både i avgangsklasse fra barneskole og ungdomskole, samt på andre skoler ved skolebytte. Elever som bytter skole i løpet av skoletiden er merket med sluttår og klasse 99. Noen skoler har også merket avgangselever med klasse 99.
Elev- og foresattes navn er registrert på ulike måter – med og uten komma mellom etternavn og fornavn (Olsen Kari eller Olsen, Kari).