Politisk og adm. forberedelse - Bedre tjenester - en tjeneste fra NHO Service
1) Politiske og administrative forberedelser
Hvilke tjenester kan det være nyttig å konkurranseutsette, hva er intensjonene og hvilke konsekvenser kan dette ha?
klargjøre hvorfor man vil konkurranseutsette et tjenesteområde
få en god oversikt over nå-situasjonen
stille klare krav til innhold og kvalitet på tjenesten
fastslå økonomiske rammer for tjenesteanskaffelsen
Still spørsmål og få oversikt
Første fase omfatter å få oversikt over kommunens tilbud av tjenester. I en del tilfeller vil administrasjonen ta initiativ til utredninger, fordi budsjett eller kvalitetserfaringer krever det. Andre ganger er det oppmerksomme kommunestyrerepresentanter som reiser spørsmål og som etterspør mer informasjon om eksisterende tilbud eller om alternativer.
Kvalitet og innhold til riktig kostnad
Fokus på økt kvalitet og bedre tjenesteinnhold til riktig kostnad, bør være en hovedmotivasjon for endring. Noen kommuner vil også være motivert ut fra ønsket om et enklere og mer effektivt styresett for tilbudet.
Det kan være enklere og raskere for politikere å styre gjennom krav i kontrakter enn alltid å avvente at en serviceetat klarer å løfte seg på kvalitet, effektivitet og kanskje redusere kostnader på samme tid. Dessuten vil det kunne kreve mye investeringer å modernisere det eksisterende tjenestetilbudet. I noen tilfeller finnes det aktører i nærheten som allerede har gjort de etterspurte investeringer.
Undersøkelser om tjenestetilbud
Det er få tilfeller hvor en kommune eller etat står overfor et tjenesteområde som ingen har erfaringer med når det gjelder privat drift.
I dag er eksemplene mange på tjenester som er blitt konkurranseutsatt med stort sett godt resultat. F.eks. vedlikehold, parkarbeid, vaktmester-tjenester, renhold, sikkerhetstjenester, øvrige driftstjenester, drift av sykehjem, sykehoteller, omsorgsboliger, sykehustjenester, rehabilitering, ambulanse, m.v.
Mulighetsstudie og andre sonderinger
Hvor omfattende det politiske forarbeidet trenger å være, beror blant annet på hvor integrert tjenesteområdet som kartlegges er i øvrig offentlig tjenestetilbud og hvor god informasjon som foreligger om økonomiske og kvalitative forhold. Beklageligvis er det slik at en rekke kommuner ikke går systematisk til verks når det gjelder å måle kvalitet, effektivitet eller brukeropplevelser. Da kvalitet og effektivitet er sentrale komponenter i valg av løsning, kan dette føre til et hull i beslutningsgrunnlaget som må kompenseres med mindre nøyaktige målinger og analyser.
NHO Service lager kommuneanalyser som gir veiledning til dette stadiet.
En pekepinn kan være sammenligninger fra andre kommuner eller fra overordnede analyser som NHO Service har utarbeidet på utvalgte tjenesteområder. Slike analyser er tilgjengelig på NHOs nettsider og under verktøy på denne siden. Det innebærer at kommunerepresentanter eller gjeldende politisk ledelse i kommunen, kan få et umiddelbar inntrykk om hvordan situasjonen i egen kommune er.
En annen sonderingsmulighet er å invitere til en leverandørkonferanse, hvor politikere eller administrasjonen, samler private virksomheter for å gi ideer og dele erfaringer om drift av et tjenesteområde.
Er man kommet lenger enn sonderingsfasen, vil det for noen kommuner være naturlig å gå videre inn i en mulighetsstudie. En slik studie kan utføres av administrasjonen eller ved kjøp fra eksterne ressurser. Dette kan omfatte:
Dokumentering av egne kostnader, leveranser og modenhet for tjenesteutsetting
Dokumentering av faktisk mulige leveranser – fra serviceindustrien (benchmarking)
Studie kan skreddersy nye løsninger og prosess for gjennomføring med eierskap og interne forpliktelser til å levere et oppdatert faktagrunnlag