HB møde referat 2016 08
torsdag den 17. marts 2016 kl. 18
Tilstede: Peter Windum, Heidi Liljedahl, Elisa Schjønnemann, Jacob Bertelsen, Birgit Sejer Nielsen, Tina Folkmann.
Afbud: Nikolaj Lyng Madsen, Merete Klem Andersen.
Intet nyt i sagen
Rengøringslederen Janne kontakter Anders på kommunen om en procedure, som omhandler, hvad man gør, hvis der sker noget i klubhuset efter arbejdstiden.
Heidi har kontaktet Hanne Lindegaard, som har kontaktet kommunens Rengøringsleder Janne. Janne har kontaktet Heidi. Det vil koste 20.000 kr. for rengøring af gang, toiletter og baderummene. Pengene skal findes, og derfor er det blevet sendt til kommunens økonomiafdeling. Janne skal undersøge, hvor ofte skolen bruger klubhuset – umiddelbart 2 gange om ugen. Der vil kun blive gjort rent i sommerhalvåret, da det kun er der, skolen bruger lokalerne.
Janne rykker Anders fra kommunen om en procedure, hvis der sker noget i klubhuset efter arbejdstiden.
Afventer næste sæson. Det behøver ikke være gymnastik, som skal komme med en, det kan også være en anden fra de andre afdelinger, som kan blive fanebæresuppleant.
Budgettet for HB blev gennemgået. Elisa fortalte, at hallejen på 355.000 kr. var det fulde beløb på, hvad det koster os at leje hallen. Elisa har senere meddelt, at dette er en fejl. HB betaler 70 % af hallejen; ca. 355.000 kr., så kommer der alle afdelingerne. Vi kommer i alt op på ca. 507.150 kr. Det ser ikke godt ud. Vi betaler meget i halleje.
Afdelingerne skal nu lægge deres budget for næste sæson, som skal forelægges bestyrelsen til næste møde. Tina laver budget for Badminton og sender til Jacob og Nanna til eftersyn.
VIGTIGT!! ALLE afdelinger skal deltage i næste møde, Hvis man ikke kan komme, skal man sende en anden person fra afdelingen.
Der har været afholdt møde med de 2 instruktører, som sidder i bestyrelsen. Der er blevet planlagt næste sæson. 6 hjælpetrænere holder op. Der ser ud til, at de nye hjælpetrænere er blevet fundet til næste sæson. Der kan sandsynligvis ikke findes en instruktør til mor/far og barn gymnastik til næste sæson, så gymnastikken har ingen hold til de helt små børn.
Der skal bruges en del penge på kurser til næste sæson. De nye hjælpetrænere skal på kursus, samt gymnastikken skal have deres certificering fornyet med Gymdanmark vedr. kvalitet i børnegymnastikken. Det kræver et kursus, og da der er kommet mange nye instruktører og hjælpetræner til siden vi sidst afholdt det, skal vi starte forfra.
Udgifter til kurser ligger omkring 25.000 kr. Gymnastikken forventer at mange af pengene kommer retur, når der bliver søgt tilskud fra kommunen.
Tina vil tage en sæson til, men håber at der komme nogle ind i bestyrelsen til næste sæson. Der vil blive informeret om dette til opvisningen den 10. april 2016.
Der afholdes generalforsamling den 19. maj kl. 19.30.
Peter har holdt møde med Wissam og Nikolaj vedr. de manglende indbetalinger for seniorerne.
Nikolaj har fået en medlemsliste over spillerne. Det er ikke meningen, at Wissam skal indkræve kontingenter. Der blev aftalt, at Firaz vil sørge for at indkræve kontingenterne. Nikolaj skal følge op på det løbende.
Spillerne skal informeres om, hvad de betaler for; Kridt, tilmelding til kampe, dommer, bøder.
Spillercerfikat bliver ikke udleveret, hvis man ikke betaler sit kontingent.
Hvis kontingenterne ikke bliver betalt, så må man lukke holdet.
Der mangler stadigvæk at blive indbetalt fra sponsorer, som har lovet at bidrage med nogle penge:
Fix Phone 2000 kr.
Stark 2000 kr.
Rasmus HHM 600 kr.
CAP 1500 kr.
Wissam rykker Fix Phone, Stark og CAP og Nikolaj snakker med Rasmus.
Peter har foreslået, at Wissam får sig en hjælpetræner. Wissam vil arbejde videre med det.
Wissam får ingen løn for sit arbejde som træner. Han vil gerne på trænerkursus. Wissam skal undersøge, hvornår det afholdes og hvor mange penge det koster.
Projektet "Klar, parat, tennisstart" bliver nu sat i gang.
Man er i gang med at øve til revyen, som bliver spillet slut maj og start juni måned. Der vil være spisning før forestillingen. Spisningen sørger Teaterafdelingen selv for. Niels vil ikke lave mad til under 70 personer, og vil have at vide 14 dage før, hvor mange der kommer. Derfor har man besluttet, at man selv vil sørge for det.
Der afholdes generalforsamling i juni måned. Birgitte Enghave, Louise Christensen, Birgit Sejer Nielsen og Gitte Hein er på valg. Birgitte ved ikke, om hun fortsætter. De andre holder op. Lotte Voergaard og Janik Hingstrup er i bestyrelsen.
Da man ikke har råd til at leje Kulsviergården, øver man i klubhuset. Man har booket Kulsviergården 4 gange tæt på revyens afholdelse.
Jacob foreslog, at Teateret kunne i samarbejde med Kulsviergården lave revy i forbindelse med julefrokost m.v.
De små har meget svært ved at høre efter, hvad der bliver sagt.
Det er svært at fastholde de store børn. Det er generelt et problem for alle afdelingerne.
Tina foreslog, at der blev lavet en bestyrelse, som kunne være med til at reklamere og lave arrangementer. Det betyder rigtig meget, at afdelingerne har en bestyrelse. Deres arbejde er meget vigtigt. Det er meget ærgerligt, at der ikke er særlig mange, som har lyst til at gå ind i dette arbejde.
Tina har set, at der i et stykke tid har været tænkt lys i lokalerne. Elisa sender en besked til formanden.
Nikolaj har lovet at checke indhold af pose i koldhal (indhold fra bænkene), når han skal ud at køre med lopper.
5 tilmeldinger og 2 betalinger.
Nikolaj har undersøgt vedr. billeje til idrætslejren. 300 kr. i leje pr. dag, inkl. 100km, herefter kr. 2 pr. kørte km. Tillæg på kr. 35 for hver ekstra person, der skal køre bilen. Dette kunne være en mulighed.
21. marts 2016 Tina
Der er rigtigt svært at finde hjælpere til bankoholdet. Et problem som Kulsviergården og ASGI tager meget alvorligt. Det blev diskuteret.
Der har været afholdt 1 møde i arbejdsgruppen, som i den næste års tid skal drøfte fordele og ulemperne ved at lave en elektronisk udgave.
Det er tid til at afdelingerne kommer med ønsker til hallejefordelingen. Tina sender mail ud.
Udpegning af årets pokalemner med begrundelse
Tina sender mail ud til alle afdelinger.
Tina har sendt en indstilling vedr. Aktivpokalen til Peter og Heidi.
Peter skal spørge Poul Erik og Linda, om de vil fortsætter som revisor og revisorsuppleant til næste sæson.
Peter skal spørge Hans Rasmussen, om han vil være dirigent.
Elisa er ikke til stede på mødet, så Hans Asmussen har lovet at komme og foreligge regnskabet. Tina skal sørger for, at regnskabet bliver underskrevet.
Tina og Heidi sørger for forplejningen samt indkøb af vin til vores 2 hjælpere under generalforsamlingen.
Tanker fra møde med Lasse Petersen, Skævinge
Der blev besluttet, at vi arrangere et møde i starten af næste sæson, hvor vi får drøftet, hvordan vi skal drive foreningen videre.
Birgit sørger for at mad og drikke til næste møde.
Næste møde er den 14/4 kl. 18.00 i klubhuset
Rengøring af omklædningsrummene efter at skolen har været der
Det er kun meningen, at Finn og Birgit skal gøre rent i opholdsrummet og køkken. Omklædningsrummene trænger ofte til rengøring. Heidi har fået at vide, at når omklædningsrummene bliver brugt af skolen, kan det komme under kommuneregi. Heidi undersøger det nærmere.
Vi får ingen penge af kommunen til rengøring af klubhuset. Vi betaler Birgit og Finn for rengøring, men kun efter ASGI eget brug af klubhuset. Der er meget beskidt efter at skolen har brugt klubhuset. Heidi kontakter Hanne Lindegård vedr. rengøring af klubhuset, når skolen har brugt det.
Heidi har kontaktet Hanne Lindegaard, som har kontaktet kommunens Rengøringslederen Janne. Janne har kontaktet Heidi. Det vil koste 20.000 kr. for rengøring af gang, toiletter og baderummene. Pengene skal findes og derfor er det blevet sendt til kommunens økonomiafdeling. Janne skal undersøge, hvor ofte skolen bruger klubhuset – umiddelbart 2 gange om ugen. Det vil kun blive gjort rent i sommerhalvåret, da det kun er der, skolen bruger lokalerne.
Vi har på generalforsamlingen lovet at finde en fanebærersuppleant.
Tina prøver at skrive ud til Gymnastikken, om der er nogle som har lyst.
Tina har fået en fanebærer til opvisningen. Har ellers ikke nogen.
Tina har sagt til Finn, at hvis han har brug for hjælp, må han kan sige til.
Tina har haft det oppe på møde i Gymnastikken. Man blev enige om, at tage dette op, når de starter en ny sæson op.
Undersøgelse vedr. Håndbold og træningstider
Peter har fået en henvendelse, om det er muligt at træne håndbold om onsdagen igen. Lige i øjeblikket har Roller Derby træningstid om onsdagen. Peter vil kontakte Roller Derby, og undersøge, hvor meget tid de bruger. De kunne evt. dele tiden.
(indhold fra bænkene)
Efter at Kulsviergården har tømt og renset boldkasserne, så står der en stor sort pose med indholdet fra kasserne i koldhallen. Det skal fjernes. Nikolaj kigger på det. Hvis indhold er ok, skal det tilbage i bænken igen.